۸ عامل مهمی که برای تاثیرگذاری و موفقیت یک منشی و مسئول دفتر لازم است
ترجمه سیما ابراهیمی سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
۱- وفاداری
یک دستیار یا منشی خوب به سازمان و مدیران اجرایی خود وفادار است. اگر برای اولویت‌بندی وظایفی که از سوی مدیران اجرایی شما می‌آیند در مقابل وظایفی که از سوی شخص دیگری در سازمان می‌آیند، تلاش می‌کنید، چیزی باید تغییر کند. مدیر اجرایی شما باید اولویت شماره یک شما باشد و تمام درخواست های دیگر باید ابتدا از طریق مدیر اجرایی شما انجام شود.
توجه: ممکن است برخی از شما رئیسی نداشته باشید که انتظارات روشنی در این زمینه داشته باشد. اگر چنین است، توصیه می‌کنم در اسرع وقت شرح شغل خود را روشن کنید.
۲- نیازها را پیش بینی می کند (معروف به “ذهن خوان”)
هر مدیری که با آنها صحبت کرده ام می گوید ای کاش دستیارشان می توانست ذهن آنها را بخواند. به عبارت دیگر، آنها دستیاریا منشی ای می‌خواهند که مدت‌ها قبل از نیاز، آنچه مورد نیاز است را پیش‌بینی کند. شما باید ۵ یا ۶ قدم جلوتر از مدیر خود فکر کنید. چرا؟ زیرا آنها همیشه به آینده فکر می کنند، و شما باید برای برنامه ریزی برای اتفاقاتی که در هفته آینده، ماه آینده و حتی سال آینده می آید، کمک کنید. اگر نمی توانید پیش بینی کنید، از مدیران خود بخواهید که شما را به اهداف و ایده های بلندمدت خود برساند. یک راه ساده برای انجام این کار این است که یک بار در ماه با آنها بنشینید و سه هدف اصلی خود را برای سه ماهه بعدی مرور کنید. در مورد آنچه که برای دستیابی به آن اهداف باید اتفاق بیفتد بحث کنید و برای هر کدام موارد اقدام را بنویسید. اگر قبلاً چیزی شبیه به این را امتحان کرده اید، اما به نظر می رسد هنوز چند قدم عقب هستید، ممکن است لازم باشد به طور جدی برخی از آموزش/کوچینگ بیرونی یا احتمالاً یک نقش جدید را در نظر بگیرید.
۳- سازماندهی
بسیاری از افراد به دلیل نیاز به کمک برای سازماندهی، دستیار و یا منشی استخدام می کنند، و از طرفی برخی دیگر از مدمیران سازمان دهندگان بسیار توانمندی هستند ولی زمان زیادی را صرف کارهای اشتباه می کنند.به عنوان مثال، رئیس شما نباید زمان زیادی را صرف سازماندهی فایل ها یا قالب بندی یک ارائه، نماید. بلکه باید با کارکنان کلیدی ملاقات کنند، کتاب هایی را بخوانند که به آنها الهام می بخشد و به آنها کمک می کند تمرکز خود را حفظ کنند، و محتوای خام برای جلسه، ارائه، کتاب، وبلاگ و غیره ایجاد کنند.شما باید بتوانید هر چیزی را در وظایف و پروژه های اولویت بندی شده ترکیب کنید و آن پروژه ها را با نظارت اجرا کنید.
۴- انعطاف پذیری
دستیار سازمان یافته و وفادار که نیازها را پیش بینی می کند، به سختی به دست می آید. اما دستیارانی با این سه ویژگی هم هستند که قادر به تطبیق در لحظه نیستند و به جای هیجان زده شدن در مورد تغییر، یخ می زنند و وحشت می کنند.در اوایل کارم از تغییرات لحظه آخری متنفر بودم زیرا تمام کارهایی که در یک پروژه انجام می‌دادم بیهوده به نظر می‌رسید. با این حال، سعی کردم دیدگاه خود را به موضوع کنسلیها و تغییرات، تغییر دهم و به جای اینکه احساس کنم برنامه ریزی هام بیهوده بوده است، متوجه شدم که کار «هدر رفته» بخشی از این فرآیند است و نمتواند وجود نداشته باشد، زیرا رئیس شما دوست دارد همه چیز را در آخرین لحظه تغییر دهد. این بخشی از ماهیت ریس بودن آنهاست. آنها می دانند چه زمانی همه چیز را از پنجره بیرون بیاورند و از نو شروع کنند، یا چه زمانی برنامه را کمی تغییر دهند – درست قبل از یک ضرب الاجل. به همین دلیل، آنها به انعطاف پذیر بودن شما بسیار نیاز دارند.
۵- اقتدار
گفته می‌شود، یک دستیار ستاره یا منشی مدرن نه تنها انعطاف‌پذیر است، بلکه می‌داند چه زمانی باید محکم بایستد و بگوید: «ما نمی‌توانیم برنامه را تغییر دهیم.زیرا در این مرحله ارزش زمان و انرژی ما از بین میرود.»شما باید به رئیس خود کمک کنید تا سطح خود را حفظ کند. اگر آنها همیشه در آخرین لحظه چیزها را تغییر می دهند، یک الگوی ناسالم دارند که باید قبل از اینکه اطرافیانشان (از جمله شما) فرسوده شوند و اعتمادشان را از دست بدهند، به آن رسیدگی شود.
۶- تمرکز
در شرایط سریع امروزی، نمایشگرها در همه جا، اعلان‌های بی‌پایان و هشدارهای جامعه، تمرکز روی یک کار در یک زمان دشوارتر از همیشه است. اکثر مدیران در تلاش هستند تا درگیر بمانند، بنابراین دستیار فاقد تمرکز به هیچ وجه کمکی نخواهد کرد. شما باید بتوانید روی وظایف خود تمرکز کنید، و همچنین به مدیران خود کمک کنید تا در انجام وظایف خود با تمرکز بمانند.گرگ مک‌کئون این موضوع را در یکی از کتابهای خود چنین مطرح می کند: «تنها زمانی که تلاش برای انجام همه نوع کاری را متوقف کنید، و به همه بله نگویید، میتوانید بالاترین موفقیت را برای چیزهایی که واقعاً مهم هستند، داشته باشید.» یکی از مهم ترین ویژگی های یک دستیار خوب، توانایی تمرکز است. مدیران وقت خود را برای کار با کسی که نمی تواند متمرکز باشند تلف نمی کنند.
۷- فرمانپذیر بودن
شغل منشیگری یا دستیار مدیر، به ساعت ها و ساعت ها کار در پشت صحنه نیاز دارد که بسیاری از آن ها را هیچ کس (حتی رئیس شما) نمی بیند!!!. اگر می خواهید در مرکز توجه باشید، این شغل را در اولویت آخرخود قرار دهید.
در این شغل وظیفه شما پیشبرد اهداف و برنامه های رئیستان است، نه اهداف خودتان. شما باید بیشتر از خودتان به مدیران و سایر اعضای تیم اهمیت دهید. آیا باید برای یک جلسه قهوه بخورید یا ۱۰۰ کپی از یک پیشنهاد تهیه کنید؟ شما باید خوشحال باشید که به کارهای خود را انجام میدهید و هیجان زده باشید که در بیشتر کارهای شرکت خود مشارکت کنید و از نگرش “وای بر من باز کار اضافه شد” دست بردارید.
البته مدیران باید شما را در روزهای تعطیل تنها بگذارند و از شما سپاسگزار باشند که در زمانهای کاری خواسته های خود را برای خدمت به مدیران اجرایی و سایر اعضای تیم کنار گذاشته اید.
۸- دوستانه بودن
در نهایت، شما باید فردی دوست داشتنی باشید که دیگران را تشویق می کند و دارای حس شوخ طبعی است. رئیس شما و تیم آنها زمان زیادی را با شما سپری خواهند کرد. شما باید از مهارت های اجتماعی خوبی برخوردار باشید و از کار با دیگران لذت ببرید.ولی این بدان معنا نیست که شما حتما باید یک برونگرا باشید، گاهی حتی افراد درونگرا از بهترین دستیاران خواهند بود زیرا دوست دارند در یک دفتر آرام تنها بنشینند و کارها را انجام دهند. شما چه درونگرا و چه برونگرا باشید میتوانید مهارتهای طیف مقابل را آموزش ببینید.ویژگی های زیادی وجود دارد که می توان به این لیست اضافه کرد، اما اگر در این هشت دسته دستیار باشید، در فرم بسیار خوبی خواهید بود.
