۶ ویژگی مهم برای انتخاب دستیار مدیر (مسئول دفتر حرفه ای)

نوشته ­ی نورم اسپیتزیگ           منبع: رلایبل­ پلنت    سازمان مدیریت صنعتی اصفهان

شرکت­های بزرگ را جمعیتی از کارمندان بسیار عالی پر کرده ­اند و اگر چه وجود مدیرکل نخبه، شرط لازم برای موفقیت درازمدت و راستین شرکت­ها یا بخش­های عملیاتی است، اما شرط کافی به شمار نمی­ آید. کسب و کارهایی که در گذر زمان به موفقیت رسیده و شکوفا می­شوند، مدیرکلی دارند که از بینش، خرد و شجاعت لازم برای شناسایی، جذب، استخدام و تربیت دستیاران بسیار عالی بهره مند است.

مارک در مقام مدیرکل خبره و محترم، فردی است که کمابیش کارهای بسیار عالی برای شرکتش انجام می­دهد. او نیز مانند بسیاری از افراد، مدت‌زمان بسیار زیادی را صرف انجام وظایفی می ­کند که باید توسط دستیاران انجام شوند. البته مارک ادعا می­ کند به قدری مشغله دارد که «وقتی برای استخدام و آموزش دستیار پیدا نمی­کند» و نیز «ترجیح می­ دهد کارها به دست خودش انجام شوند». باید گفت که چنین ادعاهایی در میان همتایان مارک رایج هستند و این در حالی است که با استخدام و تربیت دستیاران مناسب، زمان بسیار بیشتری برای انجام کارهایی خواهد داشت که فردی در جایگاه او باید انجام دهد (مانند تفکر راهبردی، تهیه­ی طرح ­های تجاری چندساله و غیره). کسب و کار مارک در این صورت می­تواند به شکل کارآمدتر و با بهره ­وری بیشتری به کارش ادامه دهد؛ به علاوه، نسل بعدی رهبری ارشد نیز سنگ بنای محکمی خواهد داشت.

مدیران ارشد زیرک و دانا در استخدام دستیاران اصلی باید به دنبال چه ویژگی­ هایی باشند؟

۱- مهارت­های مکمل:

دستیاران خوب عموماً شبیه و همزاد مدیران ارشد خود نیستند، بلکه استعدادهای جدید و متفاوتی را به مجموعه­ ی مدیریت ارشد اضافه می­ کنند. به ­عنوان مثال مدیر ارشدی که دانش فناوری اندکی دارد، به صورت خاص از استخدام شخصی نفع می­برد که واقعاً می­داند چه هنگام و چگونه باید از ابزارهای بسیار پیشرفته­ استفاده کرد، آن هم ابزارهایی که در دسترس هستند و برای نیازهای تجاری خاص آن شرکت کاربرد دارند.

۲- تجربه­ ی عملی:

در حالی که به هیچ عنوان نمی­توان از اهمیت تحصیلات رسمی و مرتبط با صنعت خاص چشم ­پوشی کرد، دستیاران خوب علاوه بر داشتن این تحصیلات و در راستای کسب آمادگی لازم برای داشتن عملکرد کارآمد، باید از تجربه­ی مرتبطی نیز بهره­ مند باشند. این تجربه­ ی عملی را می­توان (و باید) در جایگاه­­های متنوعی در داخل همان شرکت یا شرکت­های دیگری کسب کرد که در صنعت مشابهی فعالیت داشته باشند. به هر حال و برای شروع همیشه می­توان کار را از دبیرخانه­­ی شرکت و کمک به حساب­های پرداختی آغاز کرد.

۳- وفاداری:

دستیاران خوب در هر حرفه­ ای باید نسبت به رئیس خود یا همان مدیرکل، کاملاً وفادار باشند و کمتر از این را هم نمی­توان پذیرفت. در این جا باید افزود که اگر چه سیاست های دفتری و اداری می توانند برای محتوای برنامه­ های طنز تلویزیونی مفید باشند، اما در خصوص دستیار مدیر به عملکرد بد او منجر می­شوند. همچنین در این دیدگاه قدیمی که «اگر رئیس سرحال به نظر برسد، همگان سرحال به نظر می­رسند»، حقیقت بزرگی وجود دارد. به علاوه دستیاران کارآمد، به تجربه و دانش رئیس خود اعتماد کاملی دارند و با این کارشان به مرور زمان احترام و تحسین رئیسشان را به دست می­ آورند.

۴- اخلاق کاری خوب:

دستیار مدیر موفق کسی است که مایل باشد و بتواند برای موفق شدن کسب و کار، هر قدر که لازم باشد وقت بگذارد. بنابراین افرادی که به ساعت کاری نه صبح تا پنج بعد از ظهر محدود هستند، برای چنین کاری مناسب نیستند. به گفته ­ی فیلم­ساز مشهور جان فرانکن هایمر که فیلم­های «کاندیدای منچوری» و «پرنده ­باز آلکاتراز» را ساخته است، «اهمیت دستیاران سخت­کوش به خودی خود به قدری زیاد است که نمی­توان بیش از آن درباره ­اش تأکید کرد.»

۵- عشق و اشتیاق به صنعتی که در آن فعالیت دارند:

دستیاران موفق افرادی هستند که حقیقتاً به کار خود و صنعتی که در آن فعالیت می­کنند، عشق می­ورزند؛ به زبان ساده عشق به دستیاری در خون آنها جریان دارد. ارنی بانکس از بازیکنان پرآوازه­ ی گروه بیس­بال حرفه­ ای شیکاگو با نام شیکاگو باکس، در طول دوران درخشان بازی در لیگ برتر مرتباً به این نکته اشاره می­کرد که حتی اگر یک سنت هم به او داده نمی­شد، باز هم با خوشحالی به بازی بیس­بال ادامه می­داد.

۶- تمایل به داشتن خلاقیت:

دستیار واقعی کسی است که مایل به پرورش افکاری فراتر از قواعد و محدودیت­ های موجود باشد. در عین حال بهتر است که چنین کسی به هیچ وجه به قواعد و محدودیت­های موجود فکر نکند. به عبارتی یکی از نقطه­ ضعف ­های رایج در میان دستیاران جدیدتر این است که گاهی اوقات، بیش از اندازه قانون­مند و یا انعطاف­ ناپذیر می شوند. در هر حال «شعور مختص صنعت» (یا همان عقل سلیم به کار رفته در صنعت خاصی که فرد در آن فعالیت دارد)، با گذر زمان به سراغ اکثر دستیاران خواهد آمد، خصوصاً اگر این دستیاران در خدمت مدیرکل باتجربه، حمایتگر و با محبتی باشند. در هر حال و در هر کسب و کاری استخدام دستیاران مناسب تنها می­تواند احتمال موفقیت درازمدت را افزایش دهد و بهتر است که دستیاران موفق، محل کار را لذت­بخش­تر کنند. در واقع اگر افراد عاشق کارشان باشند، بهره­ وری، رضایت مشتری و درآمدها همگی به صورت طبیعی افزایش پیدا می­کنند. در نهایت، انتصاب، جذب، استخدام و تربیت دستیاران مناسب، همگی ارزش تلاش را دارند.

علاقمندان برای شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر و منشی گری مدرن می توانند از طریق لینک زیر ثبت نام کنند.