۱۰ نکته در مدیریت انبارداری به منظور ارتقای کارآیی در انبارداری
هر مدیر انبار دنبال بیشینه‌سازی بهره‌وری، کاهش اتلاف منابع و تضمین ایمن‌تر شدن فرآیندها در انبار است. اما این مسئله به هیچ عنوان ساده نیست، بویژه وقتی بخواهیم عملیاتی پیچیده یا انباری بزرگ را مدیریت کنیم. در عین حال در صورت دانستن برخی نکات کاربردی در زمینه‌ی مدیریت انبارداری، خواهید توانست فعالیت‌های مختلف را یکپارچه‌سازی کرده و در نتیجه با بهبود گردش کار، انگیزه‌ی کارکنان خود را نیز افزایش دهید. در ادامه ده نکته‌ی در زمینه‌ی مدیریت انبارداری برای شروع کار ارائه شده است.
۱- ایجاد مسیرهای معین برای گردش محصولات
نقاط و مسیرهای دریافت محصول از انبار بایستی متفاوت از مسیرهای حمل و نقل باشد. بدین معنی که فرآیند از نقطه‌ی معینی در انبار آغاز شده و با طی مسیری کاملاً مشخص به سمت پالت‌هایی که به منظور ذخیره‌سازی محصولات مورد استفاده قرار می‌گیرند ادامه می‌یابد. ضمناً بهره‌گیری از چیدمان کاملاً کاربردی اهمیت زیادی خواهد داشت. یعنی کالاهایی که نیازمند دسترسی سریع‌تر هستند در نزدیکی خروجی انبار قرار می‌گیرند، و یا اقلامی که در کنار هم به فروش می‌رسند در نزدیکی هم انبار می‌شوند. ضمناً به منظور جلوگیری از تلفات نباید اقلام کوچک‌تر را نزدیک به کالاهای حجیم‌تر نگهداری کرد. نگهداری اقلام در مکان‌هایی با بهترین دسترسی منجر به ساده‌سازی عملیات و کاهش هرچه بیشتر اتلاف و تأخیر خواهد شد.
۲– سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای مدیریتی مناسب
بهبود کارآیی بدین معنی است که زمان کمتری صرف سازماندهی داده‌ها شده و سوابق و مستندات به شکل دقیق‌تری نگهداری شوند. اگر نرم‌افزارهای ساده‌تری همچون Excel نمی‌توانند گره از کار شما باز کنند، وقت آن رسیده تا روی یک سیستم مدیریت انبارداری مناسب که امکان ردیابی محصولات از نقطه‌ی دریافت تا ارسال و رسیدن به دست مشتری را بوجود می‌آورد سرمایه‌گذاری لازم را انجام دهید. این سیستم همچنین می‌تواند اتوماسیون کلیه‌ی فرآیندهای نظارت و نگهداری از موجودی را ممکن سازد.
داشتن یک سیستم کارآمد به شناسایی سریع تلفات، مدیریت زمان و مدیریت منابع خواهد انجامید. بهره‌گیری از ابزارهای فنی مناسب مانند بارکد خوان یا شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) بهبود قابل توجه در دقت تراکنش‌ها را به دنبال خواهد داشت.
۳- سرمایه‌گذاری بر روی تجهیزات مناسب انبارداری
در یک انبار بزرگ عملیات مختلفی به انجام می‌رسد که نیازمند تجهیزات متنوع و زیادی خواهند بود. از جمله‌ی این تجهیزات می‌توان به سیستم‌های مناسب ذخیره‌سازی مانند پالت‌های و قفسه‌های ویژه، تجهیزات بالا برنده و سیستم‌های بسته‌بندی اشاره کرد.در اختیار داشتن تجهیزات مناسب کارآمدی بیشتر عملیات را به دنبال دارد. همچنین ضروری است نسبت به تعمیرات و نگهداری مطلوب و منظم این تجهیزات توجه داشته باشید. بررسی فناوری‌های جدید و در دسترس نیز می‌تواند به بهبود عملکرد کمک شایان توجهی کند. در عین حال و پیش از بکارگیری فناوری‌های جدید، لازم است بررسی دقیق و کاملی نسبت به پیشرفت‌ها و تحولاتی که اینگونه فناوری‌ها در پی خواهند داشت به انجام برسانید.
۴- ایجاد یکپارچگی در وظایف
مدیریت زمان در راستای بهبود بهره‌وری در انبارداری اهمیت بسزایی دارد. ترکیب و درهم‌تنیدگی وظایف به شکل مناسب منجر به دستیابی به نتایج بهتر در زمان کوتاه‌تر خواهد شد. بعنوان مثال کارکنانی که در بخش ذخیره‌سازی مشغول به فعالیت هستند می‌توانند در زمان‌های فراغت از این وظیفه حمل و نقل کالاهای دیگر را به انجام برسند تا از هرگونه اتلاف منابع جلوگیری بعمل بیاید.
علاوه بر این امکان جمع‌آوری اقلام مختلف بصورت همزمان می‌تواند کارآمدی بیشتری را نسبت به جمع‌آوری جداگانه‌ی آنها به همراه داشته باشد. این مسئله بویژه در مورد اقلام کوچک‌تر اهمیت بیشتری دارد. در مقابل کالاهای بزرگتر و حجیم‌تر را می‌توان بصورت جداگانه جمع‌آوری و حمل کرد.
۵- پرهیز از درهم‌ریختگی در انبار
درهم‌ریختگی منجر به صرف فضایی می‌شود که برای ذخیره‌سازی یا دریافت کالاها بصورت کوتاه‌مدت مورد استفاده خواهد بود. وقتی فضا کم باشد، ناچار خواهید شد هرچه بیشتر از درهم‌ریختگی موجود بکاهید. این کار امکان جابجایی ساده‌تر و همچنین ایمن‌تر شدن فعالیت‌ها را بوجود می‌آورد.علاوه بر جلوگیری از درهم‌ریختگی، بایستی نسبت به نوع و گوناگونی قفسه‌های مورد استفاده هم توجه کافی داشته باشید. بعنوان مثال بجای استفاده از قفسه‌های یکسان، بهتر است انواع مختلفی از قفسه‌ها را برای نگهداری از محصولات متفاوت مورد استفاده قرار دهید.
۶- سرمایه‌گذاری روی تکنیک‌های مناسب برچسب‌گذاری
برچسب‌گذاری مناسب، کارآمدی بالاتر را در پی خواهد داشت. در این راستا می‌توان از برچسب‌های ویژه‌ای بهره گرفت که جزییاتی همچون نام محصول، تأمین کننده، پالت و میزان آن را نشان می‌دهند. از جمله ویژگی‌هایی دیگری که در برچسب‌ها قید می‌شوند می‌توان به نوع بسته و تعداد آن، شماره‌ی محصول و شماره‌ی سفارش اشاره کرد. برچسب‌گذاری مناسب و کارآمد نیز منجر به کاهش اتلاف محصولات خواهد شد.
۷- حذف فرآیندهای غیرضروری
ترکیب فرآیندها با یکدیگر، یا حتی حذف برخی از آنها، منجر به بهبود کارآیی در انبار خواهد شد، بویژه در بخش دریافت کالا. بعنوان مثال به محض دریافت محصولات می‌توانید برچسب‌گذاری، شماره‌گذاری و به‌روزرسانی سوابق را به انجام برسانید. گزینه‌ی دیگر، دریافت مستقیم محصولات از کارخانه‌ی تولیدی به جای ارسال از سوی تأمین کننده است. هرچقدر زمان و هزینه‌های انبارداری را کاهش دهید، ارزش خلق شده برای مشتری افزایش خواهد یافت.همچنین یکپارچه‌سازی فرآیندها مفید خواهد بود. بعنوان مثال می‌توانید فرآیندهای بسته‌بندی و حمل و نقل را بصورت همزمان انجام دهید، یعنی به محض دریافت کالا آن را بسته‌بندی کرده و بلافاصله در انتظار حمل قرار دهید (ادغام دو فرآیند).
۸- حضور مدیران انبار در فضای انبارها
حضور مدیران انبار در فضای انبارها بویژه در انبارهای بزرگ می‌تواند بسیار کاربردی باشد. اغلب کارکنان بر این باورند که حضور تیم مدیریتی نشان‌دهنده‌ی توجه و قدردانی از فعالیت‌های آنهاست. ضمناً تیم مدیریتی قادر به شناسایی مشکلات موجود و همچنین کارکنان شایسته خواهد بود.
اگر از نکات ارائه شده در زمینه‌ی مدیریت انبارداری به شکل مناسبی بهره بگیرید، ضمن کاهش هزینه‌های عملیاتی قادر خواهید بود بهره‌وری و کارآیی انبار خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.
۹- داشتن یک محیط کار ایمن و توأم با یادگیری
به حداقل رساندن حوادث و سوانح در انبار اهمیت بیش از اندازه‌ای دارد. در این راستا باید مسیر حرکت لیفتراک‌ها کاملاً مشخص شده و از سیستم‌های حفاظتی و همچنین فضای کافی برای محافظت از کارکنان بهره گرفت.راحتی کارکنان بسیار مهم است. با توجه به اینکه آنها زمان زیادی را سر پا کار می‌کنند، باید کفش‌های نرم و مناسبی را در اختیار داشته باشند تا آسیب‌های وارده به زانو و پاهای‌شان کاهش یابد. همچنین در یک انبار باید سیستم‌های تهویه‌ی هوای مناسب، دستشویی به تعداد کافی، فضای استراحت و آشپزخانه وجود داشته باشد. ضمناً و در صورت تمایل می‌توانید از موسیقی ملایم برای افزایش بهره‌وری و کاهش تنش‌های مرتبط با کار استفاده کنید.
۱۰- سرمایه‌گذاری بر روی کارکنان خبره
تیم مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا عملیات انبارداری را بدون مشکل انجام دهید. هر انبار نیازها و الزامات خاص خود را خواهد داشت. بنابراین حتی زمانی که کارکنان جدید با خبرگی بالا به شبکه‌ی شما می‌پیوندند، ارائه‌ی آموزش‌های داخلی و اطمینان از درک کامل وظایف از سوی آنها اهمیت بسزایی خواهد داشت. حتی کسانی که با تجهیزات و ماشین‌آلات کار می‌کنند هم باید آموزش‌های لازم را دریافت کرده باشند. ضمناً گذراندن دوره‌های مربوط به ایمنی از سوی کلیه‌ی کارکنان و بهره‌گیری از تجهیزات مطلوب منجر به کاهش هدر رفت منابع و هزینه‌های ناشی از آن خواهد شد.
مهم‌تر از آن، باید آموزش‌های متقابل را مد نظر قرار دهید. بدین ترتیب این تضمین بوجود می‌آید که کارکنان شما قادرند وظایف مختلفی را انجام دهید و چنانچه یکی از آنها غیبت داشته، استعفا داده یا نیازمند استراحت بود کار شما متوقف نخواهد شد، چون همواره کسان دیگری هستند تا مسئولیت‌ها را برعهده بگیرند. آموزش متقابل تضمین کننده‌ی بهره‌وری حتی با حضور کارکنان کمتر خواهد بود.
در نهایت سرمایه‌گذاری لازم را بر روی استراتژی‌های حفظ و ارتقای کارکنان انجام دهید. کارکنانی که دستمزدهای مناسبی دریافت می‌کنند تمایل بیشتری برای انجام بهتر کارها خواهند داشت. ضمناً تشویق به ارتباطات باز، مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها و بهبود مهارت‌ها می‌تواند در افزایش بهره‌وری آنها مفید باشد. ارائه‌ی مشوق‌های مناسب و مبتنی بر اهداف نیز انگیزه‌ی کارکنان را افزایش خواهد داد. بدین ترتیب کارکنان سخت‌کوش حس دیده شدن و قدردانی را درک کرده و این مسئله انگیزه‌ای می‌شود برای سایر کارکنان تا برای رسیدن به اهداف خود تلاش بیشتری انجام دهند.
