۴ ویژگی برتر یک مسئول دفتر
سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
مسئول دفتر با مدیر ارشد همکاری می‌کند و تعدادی از مسئولیت های نظارتی را بر عهده دارد. این موقعیت مستلزم داشتن قابلیتهای رهبری، مهارت های اجتماعی بالا، توانایی در برقراری ارتباط خوب و دانش و تجربه برای ابتکار عمل است. یک مسئول دفتر می‌بایست توجه زیادی به جزئیات داشته باشد و بتواند به طور مؤثر از ناظر مستقیم خود دستور بگیرد.
۱- مهارتهای رهبری
مسئول دفتر یک نقش رهبری دارد به همین دلیل، شما باید برای حل مشکلات موجود در محل کار کاملا آماده باشید، یعنی اختلافات بین کارکنان و مشتریان را حل کنید و همیشه یک رفتار حرفه ای داشته باشید. زمانی که مدیری در دسترس نیست، معمولاً مسئول دفتر او مسئول خواهد بود، به این معنی که شما باید به عنوان حامی کارمندان تحت نظارت خود آماده باشید و به آنها خدمت کنید.
۲- قابلیت پیروی از دستورالعمل‌ها
مسئول دفتر معمولاً تحت دستور یک سرپرست فعالیت می‌کند و موظف است طبق روش مدیر خود عمل کند. مدیرها سبک خاص خود را دارند و خواسته رئیس تان از شما این است که از خود پیوستگی عملیات نشان دهید. این شامل پیروی از دستورالعمل‌های خاص و قرار گرفتن در موقعیتی است که در صورت لزوم وظایف مدیریتی را به طور کامل بر عهده بگیرید.
۳- دانش
مسئول دفتر باید با نحوه عملکرد یک کسب و کار آشنا باشد و دانش کاری خوبی از محصولات، خدمات و رویه‌های شرکت داشته باشد. این دانش به شما کمک می‌کند تا هر نقشی را در لحظه به عهده بگیرید و مطمئن باشید که عملیات بدون مشکل پیش خواهد رفت، حتی اگر کسی به دلیل بیماری درخواست مرخصی کند، تجهیزات خراب شود و یا سفارشی دیر تحویل شود. همچنین، شما باید بدون تاخیر در محل کار خود حاضر شوید، شرکت خود را به شیوه ای حرفه ای ارائه دهید و به کارمندان خود احترام بگذارید.
۴- قابلیت تصمیم گیری
معمولاً از مسئول دفترین خواسته می‌شود تا تصمیمات جزئی و عمده را در محل کار بر عهده بگیرند. برای موثر بودن در این نقش باید بتوانید سریع فکر کنید و قاطعانه عمل کنید. هدف یک مسئول دفتر خوب این است که بتواند هر موقعیتی را با سرعتی بسیار بالا ارزیابی کند، جوانب مثبت و منفی رویکردهای مختلف را بسنجید و بر طبق آن تصمیمی آگاهانه و بجا اتخاذ نماید که برای همه کارآمد باشد.
