توصیه هایی برای اطمینان بخشی همکاران در زمان خبرهای ناخوشایند
همه ما لحظه ترسناک تکانه‌های هواپیما را تجربه کرده‌ایم، شاید ناگهان از خواب بیدار شده باشید و یا برای رفتن به سرویس بهداشتی از جای خود بلند شده باشید و مجبور شده‌اید به کمک پشت صندلی فرد دیگری، تعادل خود را حفظ کنید. در عرض چند ثانیه صدای خلبان به گوش میرسد!
می خواهید آن صدا به شما چه بگوید؟ دلتان می‌خواهد آن صدا شما را از عدم اطمینان تکانه برهاند و به شما اطمینان خاطر دهد.
این فقط صنعت هواپیمایی نیست که با نگرانی‌های موجود به خاطر شیوع COVID-19 در سراسر جهان، یک چالش و نوسان ناگهانی را در مسیر عادی کسب‌وکار خود تجربه می‌کند. بسیاری از رهبران کسب‌وکارها سوال می‌کنند که چگونه می‌توانند بلاتکلیفی و عدم قطعیت را در داخل سازمان، به تیم‌های کاری خود و در خارج از سازمان با مشتریان خود مطرح کنند؟ چه درباره‌ی حضور در کنفرانس پیشِ رو باشد و یا تبادل پیشنهاد امضاء شده باشد. بر قراری ارتباط با دیگران، در زمان عدم قطعیت، چالش مداوم رهبری است.
علاوه بر همکاری با صنعت هواپیمایی در این زمینه، ما با شرکت‌های Fortune 500 در سرتاسر جهان برای مدیریت ارتباطات صحیح با مخاطبین متعدد به طور همزمان همکاری کرده‌ایم.
در این خصوص ۵ گام بسیار موثر را یافته‌ایم که عبارتند از:
۱- ابتدا مکث کنید و نفس عمیق بکشید
قبل از ارتباط با دیگران، یک دقیقه مکث کنید و نفسی تازه کنید. وقتی که شما ارشدترین فرد هستید، تیم شما به نحوه‌ی رفتار و و برخورد شما نگاه می‌کنند. یک دقیقه برای تمرکز خود، شرایطی را فراهم می‌کند شما انرژی آرام و منطقی را به همکاران و مشتریان خود منتقل کنید. این مسئله حتی در مورد تماس تلفنی و یا ایمیل نیز صادق است. قطعاً وقتی مضطرب باشید، آن اضطراب را به دیگران منتقل می‌کنید. مطالعات در زمینه همه‌گیری استرس ثابت کرده است که مشاهده فرد مضطرب می‌تواند باعث ایجاد استرس و نگرانی مضاعف در اطرافیان گردد.
۲- خود را به جای مخاطبان خود قرار دهید
در سخنرانی در جمع بزرگ، شناخت شما از مخاطب ضروری است. در شرایط عدم قطعیت، شناخت مخاطب در هر رسانه‌ای بسیار مهم است. قبل از ارتباط، شرایط کسانی‌که با آنها روبه‌روی هستند را کاملاً تحلیل کنید. بدانید نگرانی‌ها، سوالات و علایق آنها چیست؟ نیاز دارند به چه چیزی سریع‌تر پاسخ دهید؟ می‌توانید از اصطلاحاتی مانند ” می‌دانم که بسیاری از شما ممکن است فکر کنید که …” استفاده کنید. هر چه سریع‌تر به آنچه در ذهن‌شان است اشاره کنید، سریع‌تر می‌توانید آنها را آرام کنید. اگر به نگرانی‌های آنها توجه نکنید، احتمالاً حتی به شما گوش نخواهند داد.
۳- تحقیق کنید
در مواقع استرس، اطلاعات غلط و نادرست، بسیار مخرب است. سعی کنید منابع معتبر اطلاعات را بیابید و پس از مطالعه کامل، آن را به زبانی ساده و واضح بازگو کنید. این منابع را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها نیز به منابع معتبر دسترسی یابند. به عنوان هیات علمی دانشگاه هاروارد، بسیار قدردان شدم که دانشگاه برای اطلاعات بیشتر، صفحات وب جداگانه‌ای را از منابع معتبر اختصاص داد که به صورت خودکار به‌روزرسانی صفحه را اطلاع می‌دهد.
۴- واضح و با اطمینان صحبت کنید
حتی اگر اطمینان ۱۰۰% ندارید باز هم باید مطمئن و قاطع صحبت کنید. می‌توانید تردید و عدم اطمینان را با اطمینان منتقل کنید و نشان دهید هنوز کنترل اوضاع را در دست دارید. ممکن است بگویید: “گزارشات همچنان ارائه می‌شوند، اما آنچه ما تاحالا متوجه شده‌ایم این است که ….”. مستمر با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید، حتی بدون آنکه اخبار جدیدی برای عرضه داشته باشید؛ به گونه‌ای که آنها بدانند که شما به طور جدی موضوع را دنبال می‌کنید. Nancy Duarte متخصص ارتباطات چندین سال پیش در مقاله‌ای چنین مطرح کرد “افراد اگر حس کنند که بخشی از فرآیند هستند، بیشتر راغب هیتند که نظرات ناکامل و اشتباهات شما را ببخشند.”
۵- گام‌های بعدی مشخصی داشته باشید
در شرایط عدم قطعیت، داشتن اقدامات قابل لمس برای تیم شما بسیار کمک‌کننده خواهد بود. ارائه اقدامات و برنامه‌های بعدی شما و یا توصیه آنها به مخاطب، به آنها حس کنترل شرایط را انتقال داده و احساس خواهند کرد که در ایجاد ثبات، نقش ایفا می‌کنند. برای نشان دادن حرکت می‌توانید از عباراتی همچون “این گام‌هایی است که بر می‌داریم.” یا “این‌ها کارهایی است که می‌توانید انجام دهید.” استفاده کنید.
برقراری ارتباط موثر در شرایط عدم اطمینان، یک مهارت اساسی رهبری است. چه شما نقش رهبری رسمی دارید و یا ندارید. توانایی برقراری ارتباط در شرایط عدم قطعیت، نشان‌دهنده‌ی آمادگی رهبری شما به دیگران است. سعی کنید از مراحل فوق استفاده کنید تا ابتدا تمرکز لازم را در خود ایجاد کنید، سپس اجازه دهید تا این اطمینان به دیگران منتقل شود.
