استراتژی های واکنش سریع شرکت ها و سازمان ها به بحران کرونا

شیوع اپیدمی کرونا در سطح جهانی اثرات بسیاری بر فضای کسب و کار و وضعیت شرکت ها و سازمان ها ایجاد کرده است برای مقابله با این اثرات ضروری است که شرکت ها، استراتژی ها و راهبردهای جدیدی را در حوزه های مالی، فروش و بازاریابی و مدیریت منابع انسانی خود اتخاذ کنند. نکته مهم در اتخاذ استراتژی ها در شرایط بحران سرعت اعتقاد استراتژی است. در این گزارش استراتژی هایی که توسط گروه مشاوران بوستون (BCG) تنظیم شده و توسط سازمان مدیریت صنعتی اصفهان به فارسی برگردانده شده است در چهار حوزه سلامت و امنیت گروه کاری، تقویت کسب و کار، انعطاف پذیری مالی و شفافیت اجرایی تنظیم شده است. بدیهی است کاربست این استراتژی ها می تواند شرکت‌ها را در واکنش سریع و مدیریت بحران یاری رساند.

۱- استراتژی سلامت و امنیت گروه های کاری

الف ) کاهش ریسک انتقال بیماری :

• پروتکل بهداشت محیط کاری را آماده کنید (برای مثال نظافت محل کار بیشتر کرده و رویه­ های عملیاتی استاندارد (SOP) تعویض هوا را تقویت کنید).
• عملیات بررسی سلامت/دمای بدن را برای کارکنان و بازدیدکنندگان در محل کار انجام دهید.
• رفتارهای بهداشت فردی تمرین کرده و درباره فاصله­ گیری اجتماعی آموزش دهید.
• برای افراد مقیم در محل کار ماسک و دستکش و و سایل ضد عفونی فراهم نمایید.

گروه ها را از یکدیگر به وسیله کار اقماری و یا کار در زمان­های متفاوت (برای مثال هفتگی) جدا نمایید.

• برای کار در محل به صورت تیم A و تیم B عمل کنید.
• استفاده از محل کار را برای گروه ­های خاص محدود نمایید (مثلا بازدیدکنندگان و یا افراد غیر ضروری) و از ملاقا­ت­های فردی، تعاملات رودررو و اجتماعات اجتناب ورزید (مانند کارآموزی­ها و فعالیت­های روزمره)
• در صورت امکان دورکاری یا موقعیت کار در خانه (WFH) را فراهم کرده و برای آن زیرساخت­های مناسب فناورانه (مانند راه­ حل­های IT، VPN، ملاقات­های مجازی شامل ویدئو کنفرانس) فراهم نمایید.

سیاست­های مسافرتی را تنظیم نمایید (به عنوان مثال از سفرهای غیرضروری مخصوصأ به مناطق آلوده کم کنید، از مسافرت­های بین کارخانه ­ای و حضور اشخاص ثالث جلوگیری کنید) و سیاست­های مرخصی برای افراد بیمار را جهت افزایش انگیزه و تشویق به احتیاط بازبینی نمایید.

ب) حمایت از افراد آلوده و یا در معرض آلودگی

• بر اساس تاریخچه مسافرت/وضعیت سلامت کارکنان سیاست­های خود، قرنطینه­ سازی برای آنها را اجرا نمایید.
• یک کانال امن برای اعلام وضعیت سلامت کارکنان به شرکت ایجاد نمایید.
• جهت مشاوره از راه دور (و همین­طور افزایش آن) اطلاعات تماس را فراهم کنید.
• سیاست­های مواقع اجباری تعطیلی در صورت قرنطینه و یا آلودگی را تعیین کرده و سیاست­های پرداختی حقوق جهت اطمینان کارکنان بیمار را اصلاح نمایید.
• کارکنان کلیدی، وظایف و فعالیت­ها را مشخص، پایش و از آن­ها محافظت نمایید.

د) اطمینان از انطباق با الزامات قانونی

• از انطباق با الزامات قانونی و سیاست های دولت اطمینان حاصل کنید و از حمایت های موجود دولتی بهره بگیرید. (مانند : قوانین جدید کار و تامین اجتماعی  ، مالیات ، تسهیلات بانکی  و …)
• با شوراها و اتحادیه ­های کارگری تعامل داشته باشید.

۲- استراتژی تقویت بنیه کسب و کار

الف ) تمرکز بر عوامل بسیار مهم اثرگذار بر فروش و سودآوری و  اعتمادسازی برای مشتری

یک گروه پاسخ سریع برای نظارت بر بازاریابی، فروش و اعمال قیمت­ گذاری تشکیل دهید.

• عوامل بسیار مهم اثرگذار بر فروش و سود آوری خود را بررسی و مدل سازی کنید و استراتژی­های ورود به بازار را با توجه به شرایط جدید مورد بازنگری قرار دهید. (به عنوان مثال عوامل دخیل بر اثربخشی تیم فروش در شرایط بحران را بررسی کنید.)
• بر عواملی مانند اجتناب از سو استفاده از بحران برای کسب سودهای کوتاه مدت نظارت داشته باشید. (مانند افزایش قیمت در شرایط کمبود)

ب) تغییرات در  نیاز مشتری را درک کنید.

• با مشتریان ارتباط برقرار کنید؛ به شرایط و نیاز مشتری اهمیت دهید؛ با آن­ها جهت کاهش خطرات و اطمینان از قطع نشدن خدماتتان صحبت کنید.
• مراقب تغییر رفتار مشتری باشید و به آن پاسخ دهید؛
• اقدامات و پیام­های لازم جهت نشان دادن اطمینان و توانایی تحویل امور به مشتری را تعریف کنید. (مانند بازاریابی چند کاناله و ارایه خدمات به روش های اینترنتی)
• از طریق اقدامات کوچک (محلول ضدعفونی برای کارتخوان) و بزرگ (دسترسی گسترده، سیاست مرجوعی) اطمینان مشتری را جلب نمایید.
• پیشنهادات کالا و خدمات را بازبینی کنید.
• فرصت های موجود جهت ارتباط قوی­تر با مشتری­های کلیدی را ارزیابی کنید. (برای مثال از طریق تماس، ارائه تخفیف، حمایت مالی)
• منابع خود را به کانال­ها، محصولات و خدمات کمتر آسیب دیده به طور مناسب اختصاص دهید. (مانند فروش آنلاین و آفلاین)

ج) تقویت توانایی تامین و تدارکات

یک گروه پاسخ سریع در زنجیره عرضه جهت نظارت و به روزرسانی اقدامات و ارزیابی­ها تشکیل دهید.

• اگر محصولات و خدمات بهداشت عمومی و ایمنی و یا مواد غذایی استراتژیک (به تشخیص دولت) را تولید می کنید، این محصولات را اولویت ­بندی نمایید و از  جریان تامین کالا در تامین کنندگان بالادستی و پایین دستی اطمینان حاصل نمایید.
• اتاق جنگ مرکزی را جهت ارزیابی و مشخص نمودن نقاط آسیب­ پذیری تامین مواد و کالاها تشکیل دهید و به صورت روزانه ریسک­های موجود را پایش نمایید.
• به منظور کمینه کردن اختلالات تجاری در فروش کالا به سبب  محدودیت در  تامین کالا به صورت فعالانه با طرف های تجاری خود در ارتباط باشید. (بررسی تأثیر  تامین مواد اولیه بر تولید، تأمین کننده­ های رده ۱/۲/۳)
• فرایندهای سهمیه بندی برای تخصیص کالا/خدمات را با توجه به محدودیت های پیش امده در تامین مواد به کار بگیرید.
• جهت کاهش تنوع در برخی از محصولات و خدمات به منظور  افزایش رضایت مشتریان و بیشینه­کردن سود سهام­داران برنامه ­ریزی کنید.

درک انعطاف و موقعیت تجاری تأمین­ کنندگان کلیدی و خطرات به همراه آن

• سیستمی به نام ممیزی تأمین­ کنندگان در شرایط COVID-19 یا کرونا را ایجاد کنید. تامین کنندگان کلیدی را ارزیابی کرده (همین­طور ریسک هر تامین کننده را با توجه به مکان، اندازه، فرایندهای عاملیت و غیره ارزیابی کنید و  مکانیزمی برای دریافت بازخورد و  انجام اقداامات اصلاحی با آنها ایجاد نمایید.
• در صورت امکان از شرکای زنجیره تامین خود حمایت مالی/غیرمالی کنید.

خطرات را شناسایی کرده و با دید سریع و میان مدت به کاهش آن­ها اقدام نمایید.

• گزینه ها و سناریوها را برای عملیات و مسیرهای تامین و پشتیبانی را فعال سازید.
• برای تاثیر بر پیوستگی با زمان تولید و زنجیره ارزش برنامه­ ریزی کوتاه مدت و طولانی مدت انجام دهید.
• سناریوهای احتمالی عرضه/تقاضا و تاثیر آن­ها بر ظرفیت تولید را ارزیابی کرده و تغییر در استراتژی ها را تعریف کنید.

• وضعیت موجودی را جهت اجرای سناریوهای کوتاه مدت و بلند مدت وضعیت بحران و وضعیت بازار را مورد بازنگری و تغییر دهید. (به عنوان مثال انبار ذخیره، پیش خرید، محدودیت­های فضای انبار)
• از اجرای اصول احتیاطی مناسب داخلی برای تأمین ­کنندگان جهت تامین مواد اولیه کارخانه ­ها با توجه به زمان تولید اطمینان حاصل نمایید.

خطرات را شناسایی کرده و با دید سریع و میان مدت به کاهش آن­ها اقدام نمایید.

• گزینه ها و سناریوها را برای عملیات و مسیرهای تامین و پشتیبانی را فعال سازید.
• برای تاثیر بر پیوستگی با زمان تولید و زنجیره ارزش برنامه­ ریزی کوتاه مدت و طولانی مدت انجام دهید.
• سناریوهای احتمالی عرضه/تقاضا و تاثیر آن­ها بر ظرفیت تولید را ارزیابی کرده و تغییر در استراتژی ها را تعریف کنید.
• وضعیت موجودی را جهت اجرای سناریوهای کوتاه مدت و بلند مدت وضعیت بحران و وضعیت بازار را مورد بازنگری و تغییر دهید. (به عنوان مثال انبار ذخیره، پیش خرید، محدودیت­های فضای انبار)
• از اجرای اصول احتیاطی مناسب داخلی برای تأمین ­کنندگان جهت تامین مواد اولیه کارخانه ­ها با توجه به زمان تولید اطمینان حاصل نمایید.

چ) منابع را جهت پاسخ به نیازهای تجاری بازنگری و تعدیل کنید.

• محصولات/خدمات اساسی مورد نیاز برای پاسخ سریع در این شرایط را مشخص و اولویت ­بندی نمایید.
• بر روی محدودیت ­های اساسی در اجزای زنجیره ارزش درونی و بیرونی متمرکز شوید.
• شرایط مرکز خدمات اشتراکی را مدیریت و ارزیابی کنید تا از استمرار کسب ­و کار به خصوص در مواقع تحت نظارت/برون سپاری مطمئن گردید.
• در صورت امکان، از موقعیت­های شراکت با دیگر شرکت­ها جهت غنی کردن هر چه بهتر منابع استفاده کنید. (به عنوان مثال شرکت­های تحویل دهنده در چین از تیم تحویل غذای رستوران­ها در چین نیرو قرض می­کردند.)

د) محرک­های بازار و پویایی رقابت را پایش کرده و پاسخ مناسب دهید.

• از درس­های فراگرفته شده از کشور­هایی که قبل­تر دچار بحران شده­ اند (مثل چین) برای خود اهرمی جهت موفقیت بسازید.
• موقعیت و اقدامات رقبای خود را تحت نظر گرفته و بر اساس آن استراتژی، اقدامات عملی و تصمیمات مالی خود را بنا نهید.
• تاب آوری شرکت خود را بیازمایید: فرصت­های همکاری جهت شتاب­ بخشی به حل مسایل را مشخص سازید.
• اهداف و بودجه را به دفعات (روزانه، هفتگی، ماهانه) توسط جغرافیا/ بازار/ قسمت مورد نظر مورد بازبینی قرار دهید .
• از هوشمندی تجاری خود (برای مثال فعال­سازی نیروی فروش خود جهت نظرسنجی از مشتری/توزیع­ کننده) استفاده کنید تا نقطه عطف (هنگامی که شرایط پایدار شده و اعتماد مصرف برمی­ گردد) را مشخص سازید و دوباره فعالیت­های فروش، درآمد، حمایت از معاملات و بازاریابی را با شتاب در پیش بگیرید.

ذ) برای سناریو­های برگشت شرایط آماده باشید.

• سناریوهای مخصوص شرکت را جهت اطلاع یافتن از سناریوهای تغییرات اقتصاد کلان کشور را مشخص کنید.
• از ظرفیت مناسب (داخلی و خارجی) جهت پاسخ به تغییرات بالقوه در تقاضا اطمینان حاصل نمایید.
• فعالانه فرصت­ های کسب و کار را ارزیابی کنید. (دارایی­ های پراکنده، سرمایه­ گذاری­های خلاف چرخ ه­ای)

• در ابتدا به دنبال موقعیت ­های ایجاد یک “کمپین بازاریابی برگشتی” باشید، به سرعت هزینه تبلیغات پس از پایان همه­ گیری کرونا را قبول کنید. (محصول و خدمات جدید ایجاد کنید و نقاط فروش جدیدی خلق کنید)

• خود را جهت حرکت­های بزرگ آماده سازید و با توجه به اصلاحات مدل کسب و کار شروع به یادگیری نمایید.

۳- استراتژی انعطاف ­پذیری مالی

الف) نقدینگی خود را با توجه به شرایط بحران به صورت بهینه مدیریت کنید.

یک تیم (مرکز) پایش نقدینگی جهت پیش­بینی جریان نقدینگی و مدیریت/کاهش خطرات تشکیل دهید.

• یک رفتار سختگیرانه و محتاطانه جهت مدیریت نقدینگی اتخاذ کنید و استفاده غیر ضروری از نقدینگی را کاهش دهید.
• خود را برای تغییرات اساسی در چرخه تبدیل نقدینگی آماده سازید. (مثلأ شرایط ارایه نقدینگی با تأمین­ کنندگان و یا دریافت نقدینگی از مشتری­های کلیدی)
• سرمایه در گردش را تنظیم کنید. (مدیریت موجودی و شرایط پرداخت ها) تا از تحویل محصولات/خدمات با اولویت بیشتر مطمئن شوید.
• جدول زمان­بندی تسویه بدهی و تعهدات خود را مرتباً مرور و بازبینی کنید.

جریان نقدینگی مالی/سرمایه ­گذاری را تحت سناریوهای مختلف فشار بر بازار بسنجید.

• گزینه­ های تأمین اعتبار یا دسترسی به اعتبار را ایمن­ سازی کنید با وام­ دهندگان/بانک­ها بر سر راه ­های اعتباردهی مذاکره کنید.
• ریسک­های اعتباری در حساب ­های موجود را بررسی کنید.
• تعهدات مالی خود و شرایط فورس ماژور را بررسی کنید.

موجودیت نقشه راه­ های سرمایه­ گذاری موجود و سیاست تقسیم سود و نقشه ­های بازخرید سهام را ارزیابی کنید.

• مخارج سرمایه غیر ضروری را به تعویق بیاندازید.
• از خرج سرمایه کوتاه مدت/میان مدت پرهیز کنید مگر این که توجیح بلندمدت واضحی داشته باشد.
• به هر حال، اگر نقدینگی مشکلی ندارد، فرصت­های پیشبرد دارایی را شناسایی کنید و با احتیاط در دوران شیوع از آن استفاده کنید. (مانند بازسازی زیر ساخت ها، سرویس تجهیزات و .. .)

ب) اطمینان از انضباط مالی

• از وجود برج کنترل خریدها(مواد اولیه و تجهیزات) اطمینان حاصل کنید. (به عنوان مثال فرایندهای مجوز پیش فاکتورها، مدیریت فعال پیش فاکتورهای مفتوح و زمان­بندی تحویل)
• هزینه­ ها را تا حد ممکن تغییرپذیر سازید.
• پایگاه کارکنان یا بهترین کارکنان (بهترین سوابق حضور، بیشترین تاریخچه همکاری با شرکت) را شناسایی کنید تا برای آینده نامعلوم آماده شوید.
• مانند گذشته (قبل از بحران) اقدام نکنید. (امضای قراردادهای اجاره یا نوسازی)
• مخارج اختیاری را کاهش یا تغییر مسیرداده تا بتوانید انعطاف مالی داشته باشید. (مانند تبلیغات؛ اما تمامی تبلیغات را حذف نکنید و کانال­های بازاریابی در حین بحران را به دقت انتخاب نمایید.)

۴- استراتژی شفافیت اجرایی

الف) هماهنگی، پاسخگویی سریع به تحولات و برنامه­ ریزی

یک تیم پاسخ سریع متمرکز و فرا بخشی بسازید تا موقعیت را نظارت و تحت کنترل خود داشته باشند و توان تصمیمی گیری سریع داشته باشند. (حق تصمیم­ گیری لازم به آن­ها اعطاء شود و افراد کافی برای حرکت چابک به منظور عبور از محیط چالش­ برانگیز روزانه داشته باشند.)

• فرایندهای اساسی و منابع کلیدی را شناسایی نمایید. (منابع انسانی، مالی، خرید، فناوری اطلاعات، حقوقی، املاک و غیره)
• جلسات روزانه پاسخ سریع جهت فراهم نمودن تحلیل­ های مبتنی بر واقعیت برای فعال کردن تصمیم­ گیری سریع و با کیفیت بالا ایجاد کنید

برنامه عملیاتی مستحکمی بر پایه ۳-۵ سناریوی مختلف میان مدت ایجاد کنید (برای مثال W,U,L,V) و این برنامه­ ها رابه صورت شفاف به سهام­داران کلیدی توضیح دهید.

• سناریوی کلان: سناریوهای مختلف بر اساس شکل و درجه سختی اثرات اقتصادی طراحی کنید.
• مخصوص شرکت/داخلی: اثرات بالقوه بر گروه، سود و زیان، جریان نقدینگی و ترازنامه را بررسی کنید.
• خطرات موجود و آینده را مشخص، ردگیری و کاهش دهید.

  ب) گروه را تقویت کنید.

  • به کارکنان خود بگویید برای جلوگیری از فلج سازمانی، سردرگمی و اطلاعات غلط چه کنند: حفظ ارتباط، ارتباط، ارتباط!
  • مسیر واضح حرکتی را در مرزها و اصول عملیاتی فراهم سازید. (برای مثال مسئولیت­ های شخصی و اشتراکی، قاطعیت، ذهنیت کارآفرینانه، رفتار سریع و انعطاف ­پذیر و درگیر کار شدن)
  • ایجاد یک مسیر ارتباطی دوطرفه / کانال پرسش و پاسخ

  ج) سازمان را درگیر کنید.

  • احساسات موجود در سازمان را بسنجید. (به عنوان مثال از طریق یک تحقیق کوتاه آنلاین، کانال­های ارتباطی مخصوص، تماس ­های آبشاری گروه)
  • از طریق کانال­های مختلف یک ارتباط صادقانه و ۳۶۰ درجه فعال فراهم کنید.
  • یک شبکه اطلاعاتی دیجیتال برای اعلان آخرین سیاست ­ها و دریافت اطلاعات ایجاد کنید.
  • علاوه بر وظایف و مسئولیت­های معمول، اجازه تلاش به صورت اختیاری با توصیه بر “اگر می­خواهید در موضوع X درگیر شوید، پس با فرد Y تماس بگیرید” بدهید.

د) با هدف و به درستی رهبری کنید.

• • • راه ­هایی برای حمایت از کارکنان، جامعه و عموم مردم پیدا کنید.
    • دید، مأموریت و هدف خود را تقویت کنید و یا اجزای اساسی ارزش شرکت خود برای مشتریان را مشخص سازید.
    • از منابع/شبکه خود اهرمی برای ایجاد تفاوت توسط فراهم نمودن محصولات و خدمات به منظور تاثیر بر افراد شرکت خود و عموم مردم بسازید.

از اینکه تا اینجای مطلب استراتژی های واکنش سریع به بحران کرونا ما را همراهی کردید نهایت تشکر را داریم و امیدواریم با مطالب جدیدتر و بهتر و همراهی شما عزیزان بذر دانش بیشتری را در جامعه خود بپرورانیم.

ادامه دهنده راه دانش و دوستدار شما سازمان مدیریت صنعتی اصفهان