یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی گزارش نویسی است. در واقع در کسب وکارها نگارش گزارش می‌تواند تاثیر بسزایی در تصمیم گیری‌های مدیریتی داشته باشد. گزارش نویسی فرآیندی است که به واسطه آن اطلاعات و داده‌های کسب وکار ، جمع آوری، تجزیه و تحلیل می‌شود و در نهایت به شکل یک گزارش در اختیار مدیران و دیگر افراد مربوط به کسب وکار قرار می‌گیرد. به همین دلیل نحوه نگارش گزارش‌های مدیریتی بسیار حائز اهمیت است و در نوشتن و ارائه آن‌ها باید نکاتی رعایت شود تا بتواند شرح حال کاملی از وضعیت سازمان را در اختیار مدیران قرار دهد. اگر می‌خواهید در مورد نگارش گزارش مدیریتی اطلاعات بیشتری کسب کنید پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
منظور از گزارش مدیریتی چیست؟
گزارش مدیریتی در واقع منبعی از هوش مالی محسوب می‌شود که به مدیران و رهبران مشاغل مختلف کمک می‌کند تا بتوانند تصمیمات دقیق‌تری بگیرند. در واقع این گزارش‌ها با هدف آگاهی بخشی به مدیران در مورد جنبه‌های مختلف کسب وکار و تصمیم گیری‌های آگاهانه تر و هوشمندانه‌تر ارائه می‌شود. این گزارش‌ها از تمامی بخش‌های سازمان بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد در شرکت جمع آوری می‌شوند و به صورتی قابل درک ارائه می‌گردند.
گزارش‌های مدیریتی عمدتا با افشا اطلاعات مالی و برنامه عملیاتی، تعیین کننده ارزش شغلی کسب وکار در یک بازه زمانی مشخص هستند. با استفاده از این گزارشات مدیران می‌توانند مناسب‌ترین مسیر را در جهت افزایش بهره وری عملیاتی سازمان و تصمیم گیری‌های مناسب برای رقابت را بیابند. از این رو گزارش نویسی مدیریتی در سازمان‌ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و مدیران و کارکنان باید به خوبی آن را بیاموزند تا بتوانند شرکت را در بهترین موقعیت قرار دهند.
اهمیت نوشتن گزارش مدیریتی
نگارش گزارش به دلایل متفاوتی برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. آن‌ها برای ارزیابی و نظارت بر عملکرد اندازه گیری از معیارهای استراتژیک خاصی استفاده می‌کنند. معیارهایی که برای این منظور تعیین می‌شوند تجارت را قادر می‌کند تا با تکیه بر سابقه فعالیت خود ارتباطات مجموعه را افزایش دهند و شاهد تاثیرات بسزای آن بر موفقیت شرکت باشند.
انواع گزارش مدیریتی
نگارش گزارش به روش‌های مختلفی انجام می‌شود و هر یک فواید و کاربردهای خاصی دارند. از جمله انواع گزارش مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
· گزارش‌های برنامه ریزی شده
این گزارش‌ها بر اساس زمان تولید می‌شوند و می‌توانند روزانه، هفتگی و یا ماهیانه باشند. گزارش‌های برنامه ریزی شده دربرگیرنده اطلاعات جدید که اخیرا در مجموعه ایجاد شده‌اند هستند و مدیران با استفاده از آن‌ها می‌توانند به درک و تحلیل وضعیت کنونی شرکت دست یابند. این گزارش‌ها از رایج‌ترین گزارشات ارائه شده به مدیران سازمانی هستند و کمک می‌کند تا عملکرد پرسنل برای ایجاد فرصت‌های بیشتر و حل مشکلات مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد.
· گزارش‌های درخواستی
این سبک گزارش‌ها از قبل برنامه ریزی شده نیستند و با توجه به درخواست و نیاز مدیران تهیه می‌شوند. گزارش‌های درخواستی به مدیران کمک می‌کند تا با تجزیه و تحلیل مسئله‌ای مهم و خاص به نتایج خوبی دست یابند. به طور کلی این گزارش‌ها حاصل واکنش به هر نوع رویدای است.
· گزارش‌های استثنا
نگارش گزارش‌های مدیریتی استثتا یا خاص گزارشاتی هستند که بر اساس آن‌ها مدیران متوجه می‌شوند باید برای کنترل یک مسئله مهم تمهیدات لازم را انجام دهند. فرض کنید اگر متوسط غیبت در یک شرکت دو درصد باشد، اما این آمار در هفته گذشته به بیست درصد رسیده باشد یک گزارش استثنا تهیه می‌شود تا مدیر مربوطه با بررسی وضعیت به دلیل غیبت پرسنل خود پی ببرد.
· گزارش پیش بینی
این نوع گزارش‌های خاص سناریویی از آینده را به مدیران ارائه می‌دهند که می‌توانند در برنامه ریزی برای آینده مجموعه خود از آن استفاده کنند. با وجود چنین گزارشاتی کارمندان نیز به درک درستی از آینده شرکت دست پیدا می‌کنند و می‌توانند در راستای دستیابی به اهداف سازمان تلاش بیشتری انجام دهند.
· گزارش خلاصه
از دیگر انواع نگارش گزارش می‌توان به گزارش خلاصه اشاره نمود که در آن‌ها اطلاعات به طور کلی جمع آوری می‌شود و اطلاعات خلاصه ای در اختیار مدیر قرار می‌گیرد تا بتواند نگاه کلانی به وضعیت مجموعه داشته باشد.
اهداف گزارش‌های مدیریتی
انواع این گزارش‌ها با اهداف خاصی ارائه می‌شوند که از جمله مهم‌ترین این اهداف می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
· اندازه گیری معیارهای استراتژیک
همانطور که می‌دانید مشاغل برای آنکه بتوانند رشد کنند و توسعه یابند باید به ارزیابی عملکرد خود نسبت به سایر رقبا و همچنین ارزیابی عملکرد گذشته خود بپردارند. از این رو اندازه گیری معیارهای استراتژیک جهت ارزیابی و نظارت بر عملکرد مجموعه یکی از مهم‌ترین اهداف ارائه گزارش مدیریتی است.
· کمک کردن به درک موقعیت کنونی
گزارش‌های مدیریتی معیارهای صحیح و اصولی را در اختیار کارکنان و مدیریت شرکت قرار می‌دهد تا بتوانند به تصویر شفاف و واضحی از سلامت و توسعه کاسب وکار خود دست یابند. همچمین مدیران می‌توانند برای تنظیم مجدد استراتژی خود به مقایسه آن با سایر رقبا بپردازند.
· تنظیم معیارهای عملکرد میان بر
با پیگیری و ارزیابی عملکرد پرسنل شرکت به طور مرتب از طریق گزارش مدیریتی، مدیران می‌توانند معیاری منظم و مشخص در رابطه با عملکرد عملیاتی و مالی خود داشته باشند.
· تقویت ارتباطات
ارائه گزارش‌های مدیریتی موجب افزایش ارتباطات میان سرمایه گذاران، شرکا، مشتریان و همکاران می‌شود. همچنین فعالیت‌هایی که در بخش‌های مختلف شرکت انجام می‌شود و در مجموع ارتباطات کل شرکت را بهبود می‌بخشد.
· بهبود همکاری
یکی دیگر از اهداف گزارش‌های مدیریتی در سطوح بالاتر بهبود ارتباطات داخلی و افزایش همکاری میان بخشی است. در واقع با استفاده از یافته‌های گزارش مدیریتی افرادی که در جهت دستیابی به اهداف مشترکی با یکدیگر کار می‌کنند می‌توانند در پروژه‌های مختلف همکاری خود را افزایش دهند و به موفقیت بیشتری دست یابند.
· تقویت مشارکت و انگیزه
نگارش گزارش‌های مدیریتی حرفه‌ای، موجب می‌شود که داده‌های مهم شرکت در دسترس تمامی مجموعه قرار گیرد و تاثیر بسزایی در بهبود عملکرد و توسعه فردی دارد. هنگامی که افراد عملکرد بهینه‌ای دارند و با کارشان شهرت پیدا می‌کنند، از الهام و انگیزه بیشتری برخوردار می‌شوند که در نهایت افزایش بهره وری سازمان را در پی دارد.
· تقویت رشد مستمر کسب وکار
گزارش‌های مدیریتی جامع موجب بهبود بهره وری در سازمان و تصمیم گیری‌ها می‌شوند و ادامه این روند رشد مستمر و ایجاد ثبات در تجارت را به دنبال دارد. در صورتی که سازمان در طول زمان دائما در حال رشد باشد قطعا به طور تضمینی در دراز مدت به موفقیت دست می‌یابد. می‌توان گفت این مهم‌ترین و قدرتمندترین هدف گزارش مدیریتی است.
گزارش دهی به مدیران دارای چه مزایایی برای فرد و سازمان است؟
گزارش دهی به مدیران به یکی از مهم‌ترین رازهای موفقیت هر شرکت و یا سازمان بزرگی تبدیل شده است. به طوری که امروزه تمامی شرکت‌های بزرگ و معروف دنیا از این روش استفاده می‌کنند. از اصلی‌ترین مزایای گزارش نویسی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
- گزارش نویسی موجب یک دستی و یکپارچگی سازمان یا شرکت می‌گردد.
- گزارش نویسی از تکرار مجدد یک اشتباه جلوگیری می‌کند و کنترل امور بهتر صورت می‌گیرد.
- با ارائه یک گزارش اصولی می‌توان به عملکرد سازمان جهت بخشید و از دوباره کاری، هرج و مرج، سردرگمی در بخش‌های مختلف سازمان و وقوع اشتباه جلوگیری نمود.
- با استفاده از مجموعه‌ای از گزارشات درست و مناسب مدیران بهتر می‌توانند تصمیمات لازم را بگیرند. در واقع هر چقدر که گزارشات با دقت بیشتر و دقیق‌تر نوشته شوند تاثیر بیشتری در موفقیت سازمان و پیشرفت پرسنل دارند.
- این فرآیند یک ارتباط موثر و سازنده میان مدیر و کارمندان به وجود آورده و آن را حفظ می‌کند.
- نگارش گزارش مدیریتی موجب تشخیص به موقع مشکلات و حل آن‌ها می‌شود.
- گزارش نویسی از شکست سازمان بعد از انتقال مدیرها و یا کارمندها جلوگیری می‌کند. مطالعات صورت گرفته نشان می‌دهد که حدود ۲۷ الی ۴۶ درصد انتقال مدیرها همراه با شکست است. اما با استفاده از گزارش نویسی خروج یک فرد اختلالی در روند کاری کل سازمان به وجود نمی‌آورد.
- ارائه گزارش مدیریتی موجب تمرکز زدایی در تصمیم گیری و تحلیل‌ها می‌شود. به طوری که تحقیقات نشان می‌دهد سازمان‌ها یا شرکت‌هایی که تمرکز زدایی داشته‌اند توانسته‌اند حدود ۲۰ درصد بهره وری خود را افزایش دهند.
گزارش مدیریتی کامل چه ویژگی‌هایی دارد؟
یک گزارش نویسی مدیریتی کاملا اصولی و حرفه‌ای باید دارای ویژگی‌هایی همانند زیر باشد.
· جلد گزارش با برند و لوگوی سازمان یا شرکت
برای داشتن یک گزارش مدیریتی حرفه‌ای باید حتما از آرم یا مهر سازمان استفاده کنید.
· مطابق بیانیه ماموریت، چشم انداز و ارزش‌ها
این گزارش باید بر اساس بیانیه ماموریت و چشم انداز سازمانی به خلاصه سازی اظهارات استراتژی شرکت و تقویت هویت آن می‌پردازد.
· ایجاد فهرست مطالب
باید در ابتدای گزارش نویسی یک فهرست مطالب ایجاد کنید تا به راحتی بتوان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا نمود.
· درج نمادهای امتیازات شرکت
دربرگیرنده نمای کلی از امتیازات بخش یا سازمان است.
· جداسازی و تفکیک صفحات تفصیلی و جزئیات
گزارش‌های مدیریتی که به صورت ماهانه ارائه می‌شود باید حداقل دارای یک صفحه جزئیات متمرکز بر هر کدام از اهداف استراتژیک شما باشند.
· استفاده از نمودارها در گزارش
حتما در گزارش نویسی باید از نمودارها برای ارائه اطلاعات در مورد KPI استفاده کنید و مطمئن شوید که خواندن این نمودارها به راحتی امکان پذیر است. هر یک از این نمودارها باید اهداف مشخصی داشته باشند و با سایر قسمت‌های گزارش سازگار داشته باشند تا بتوان به کمک آن‌ها به نتایج مطلوبی دست یافت.
· بررسی اجمالی پروژه شرکت
توجه داشته باشید که در گزارش ماهانه، به جای اشاره به تمامی پروژه‌ها باید تنها به مرور پروژه هایی که استراتژی شما را هدایت می‌کنند بپردازید.
· تهیه نسخه آنلاین گزارش
حتما جهت ارائه گزارشان مدیریتی ماهانه از یک راه حل نرم افزاری مبتنی بر Cloud استفاده نمایید.
· درج بعضی از اطلاعات در پاورقی گزارش
می توانید در پاورقی صفحات گزارش مواردی مانند نام گزارش، اظهارات، راز داری و اطلاعات مرتبط با حق چاپ را بنویسید.
· درج صفحات جداگانه و مشخص برای تصمیمات
در این قسمت تصمیمات اصلی جلسات باید درج شود.
سخن پایانی
گزارش مدیریتی یکی از بهترین روش‌های مدیریت هر کسب وکاری است. این نوع گزارش انواع و اهداف خاصی دارد و به افراد کمک می‌کند که مشاغل خود را کنترل و جهت دهی نمایند. در واقع با کمک این گزارش‌ها مدیران دیگر نگران موقعیت فعلی، ارزش و سلامت تجارت مالی خود نیستند و می‌توانند با توجه به داده‌ها تصمیمات هوشمندانه‌ای بگیرند و شاهد موفقیت و پیشرفت کسب وکار خود باشند. با توجه به اینکه گزارش نویسی مدیریتی بخشی از دانش مدیریت کسب وکار است، واجب است که مدیران و پرسنل سازمان‌ها و شرکت‌ها در دوره MBA اصفهان که توسط برترین اساتید کشور برگزار می‌شود شرکت کنند تا بتوانند دانش و مهارت‌های لازم را کسب کنند.
همچنین برای موفقیت بیشتر هر سازمانی نیاز است که مدیرانی مستعد و شایسه داشته باشد تا بتواند با توجه به عملکرد صحیح تمامی پرسنل و گزارشاتی که دریافت می‌کند و به زیر مجموعه خود ارائه می‌دهد بهترین تصمیمات ممکن را در شرایط دشوار و حساس بگیرد تا موجب رشد و توسعه کسب وکار گردد. مدیران با شرکت در دوره DBA ( مدیریت عالی کسب وکار) می‌توانند به این سطح دست یابند. از این رو پیشنهاد می‌کنیم که حتما در دوره‌های ذکر شده که برترین آن‌ها توسط سازمان مدیریت صنعتی اصفهان برگزار می‌شود شرکت کنند تا بتوانند در پایان دوره شاهد نتایج شگفت انگیز آن و ایجاد تحول در کسب وکار خود باشند.
