۵ عامل کلیدی موفقیت در ارزیابی عملکرد
مترجم: شیوا ناطقی سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
هر شرکتی ارزیابی عملکرد را به روش خاص خود انجام می‌دهد. بااین‌حال چند رویۀ کلی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد که در زمرۀ بهترین‌ها قرار می‌گیرد و تمام مدیران باید در ارزیابی عملکرد کارکنانشان به این رویه‌های کلی توجه کنند.
۱ـ از فرم یا طرح کلی ارزیابی واضحی استفاده کنید.
جلسۀ ارزیابی عملکرد هم برای مدیران و هم برای کارکنان ناراحت کننده است؛ این جلسه بدون شک رسمی‌ترین نشستی است که در طول سال برگزار می‌شود و آن‌قدر تکرار نمی‌شود تا برای همه به پدیده‌ای عادی تبدیل شود.استفاده از فرم ارزیابی عملکرد یا نوعی طرح کلی هم برای آمادگی قبل از جلسه مفید است، هم کمکتان می‌کند تا این جلسۀ مهم را به خوبی برگزار کنید.
۲ـ کارکنان را تا جایی که می‌شود، مشارکت بدهید.
شرکت ندادن کارکنان در ارزیابی یکی از مشکلات اصلی این فرایند مهم است. کاولی، کیپینگ و لوی در فراتحلیلی که به سال ۱۹۸۸ منتشر شد، نشان دادند که هم‌بستگی بالایی بین مشارکت کارکنان و واکنششان به ارزیابی وجود دارد. منظور از مشارکت کارکنان میزان سهمی است که آنان حین شرکت در جلسۀ ارزیابی عملکردشان دارند. کارکنانی که در بررسی عملکرد مشارکت داشتند، راضی‌تر بودند، جلسه را بسیار عادلانه‌تر و مفیدتر می‌دانستند و انگیزۀ بالاتری برای بهبود عملکرد داشتند. میزان بالای مشارکت کارکنان واریانس ۴۰ درصدی در رضایت، ۳۵ درصدی در عادلانه دانستن جلسۀ ارزیابی، ۳۰ درصدی در مفید بودن ارزیابی و ۱۹ درصدی در انگیزه داشتن برای بهبود عملکرد را نشان می‌دهد.
۳ـ با خبر بد شروع کنید.
اکثر ما یاد گرفته‌ایم که خبرهای خوب را قبل از گفتن خبرهای بد و پیشنهاد برای بهبود عملکرد بیان کنیم. اما براساس پژوهش دنیل پنیک، کارکنانی که خبرهای بد را در شروع گفتگو می‌شوند، بیشترین رضایت را دارند(پینک، ۲۰۱۸). به‌این‌ترتیب اطلاعات خوب تا پایان در حافظۀ کارکنان ذخیره می‌شود و جلسه با توضیحات مثبت و دلگرم کننده به پایان می‌رسد.
۴ـ کارکنان می‌خواهند بازخوردهای بیشتری را در طول سال دریافت کنند.
یک بار در سال دریافت کردن بازخورد، موجب بهبود عملکرد نمی‌شود. کارکنان گزارش می‌دهند که به منظور بهتر کردن کار خود خواستار بازخوردهای مستمر دوره‌ای هستند. بنابراین روش‌هایی را بیابید تا مدیران با بهره‌گیری از فناوری بتوانند تماس مستمری با کارکنان داشته باشند.
۵ـ جلسه‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را موشکافانه مستند کنید.
علاوه بر تصمیم‌های مهم دربارۀ ترفیع یا افزایش دستمزد کارکنان شایسته، تصمیم‌گیری دربارۀ فسخ قرارداد استخدام کارکنان نیز مبتنی بر اطلاعات مدیریت دربارۀ عملکرد کارکنان است. بنابراین جلسه‌های ارزیابی عملکرد باید در نهایت دقت و موشکافی مستند شود. داده‌های عملکرد باید به روشی استاندارد در تمام سازمان ارزشیابی و گزارش داده شود و در پایگاه داده‌های مرکزی، برای مثال در سامانۀ مدیریت استعدادها ذخیره شود. مستندسازی دقیق برای ارائۀ بازخوردهای مستمر در فاصله‌های زمانی کوتاه‌تر نیز مهم است.
براساس نتایج مقالۀ ۲۰۱۶ مؤسسۀ نورولیدرشیپ، ۹۱% شرکت‌هایی که روش مدیریت عملکرد مستمر را در پیش گرفته‌اند، داده‌های بهتری را برای تصمیم‌های مربوط به کارکنان گزارش می‌دهند. همچنین این شرکت‌ها پیشرفت‌های چشمگیری را در حذف سوگیری و پیش‌داوری از ترفیع و ارتقاء اعلام می‌کنند.
