کانون‌های ارزیابی و توسعه چگونه به کارفرمایان کمک می‌کنند؟
نویسنده: پریسا جعفری سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
اگر پای صحبت کارفرمایان و صاحبان کسب‌وکار بنشینیم تا ببینیم در سازمانشان چه می‌گذرد، متوجه خواهیم شد که چرخ اصلی کسب‌وکار آن‌ها در این شرایط سخت اقتصادی با سرمایه ارزشمندی به نام سرمایه انسانی می‌چرخد. در این بین دو دسته کارفرما وجود دارد. دسته اول، کارفرمایانی که به دلیل مشکلات استراتژیک، ساختاری و… قادر به گزینش بهینه منابع انسانی نیستند تا بتوانند در جنگ جذب استعدادها، ابزارهایی را به کار گیرند تا نیروهای انسانی مستعد را شناسایی و جذب کنند.
دسته دوم، کارفرمایانی که نمی‌توانند ارزش افزوده بالایی برای مدیران و متخصصان خود ایجاد و سیستم جانشین‌پروری صحیحی را طراحی و مستقر کنند. هر دو دسته کارفرما یک نیاز مشترک دارند و آن ابزاری است که بتوانند با استفاده از آن سیستم‌های منابع انسانی را طرح‌ریزی کنند، برنامه‌ریزی مسیر شغلی انجام دهند و نیازسنجی آموزشی واقعی انجام دهند تا سرمایه انسانی خود را حفظ کنند و توسعه دهند. کانون ارزیابی و توسعه همان ابزاری است که به کمک سازمان‌ها و شرکت‌ها خواهد آمد تا شایستگی‌ها و استعدادهایی که در وجود افراد، پنهان است را شناسایی کند.
زمان ارزیابی استعدادهای انسانی بر اساس سوابق شغلی و تحصیلی و شناخت موردی به پایان رسیده است.
اگر کارفرما هستید و این مطلب را می‌خوانید خوب است بدانید بررسی سوابق شغلی و تحصیلی و مصاحبه‌های موردی برای انتخاب داوطلبی که قرار است نقش مهمی را در سازمان به عهده بگیرد، شما را با اطلاعات پراکنده‌ای مواجه می‌کند که بایستی در هاله‌ای از ابهام اقدام به تصمیم‌گیری کنید، نیروی انسانی را جذب کنید و پس از مدتی متوجه شوید این نیرو، آن شخصی نبود که شما نیاز داشتید. شما به مجموعه ابزارهایی نیاز دارید تا ابعاد و زوایای مختلف متقاضیان را بشناسید و مبتنی بر یک ارزیابی متمرکز دست به انتخاب بزنید. کانون ارزیابی با بهره‌گیری از ابزارهای متعدد به شما کمک خواهد کرد تا به شکل حرفه‌ای این کار را انجام دهید.
علاوه بر بهره‌مندی از کانون ارزیابی برای جذب بهترین استعدادها، شما می‌توانید از کانون ارزیابی و توسعه برای سنجش شایستگی‌های مدیران بهره گیرید تا استعدادها را کشف کنید و آن‌ها را در مسیر توسعه‌ای قرار دهید و سیستم جانشین‌پروری را طراحی کنید.
شاغلان شغل‌های استراتژیک بیش از همه به کانون‌های ارزیابی و توسعه نیاز دارند.
اگر قرار باشد افراد مناسب را در شغل‌های استراتژیک به کار گمارید نیاز دارید ویژگی‌های فردی و سطح شایستگی‌های آن‌ها را به دقت بشناسید. چه ابزاری موثرتر از کانون ارزیابی می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد؟
شما قرار نیست همیشه در سازمانتان با این واقعیت تلخ روبرو باشید که تعداد افراد مستعد شما محدود است و نیاز‌ها روزبه‌روز رو به افزایش؛ بلکه می‌توانید تصویری جامع، دقیق و شفاف از سرمایه‌های انسانی سازمانتان را به کمک کانون ارزیابی و توسعه ترسیم کنید. برای شناخت بیشتر کانون ارزیابی در ادامه همراه ما باشید.
کانون ارزیابی و توسعه چیست و چگونه به سازمان من کمک خواهد کرد؟
کانون ارزیابی، مکان مشخصی نیست که افراد در آن جمع شوند بلکه رویدادی است که در آن کاندیداهای ارزیابی با استفاده از مجموعه تمرین‌ها، آزمون‌ها، بازی و… توسط ارزیابانی که آموزش دیده‌اند از نظر شایستگی‌ها، مشاهده و ارزیابی می‌شوند. امتیازات هر کاندید پس از پایان کانون در نشست بین ارزیابان یکپارچه می‌شود.
شاید تا کنون متوجه شده باشید که نام کانون به این دلیل برای انجام فرآیند ارزیابی و توسعه کاندیداها در نظر گرفته شده است که مجموعه‌ای از تکنیک‌های ارزیابی شامل آزمون، کار گروهی، بحث گروهی، بازی، مصاحبه و… با ترکیبی ساختاریافته امکانی را فراهم می‌کنند تا ارزیابی دقیق و جامعی از هر کاندید کانون ارزیابی انجام شود.
متناسب با هدف ارزیابی، دو نوع کانون وجود دارد:
دسته اول، کانون‌هایی که هدفشان استخدام یا ارتقا است. بُعد قابل توجه این کانون، ارزیابی است.
دسته دوم، کانون‌هایی که هدفشان شناخت نقاط قوت و قابل توسعه افراد است که به کانون‌های توسعه معروفند. این کانون، امکانی را فراهم می‌کند تا قابلیت‌های افراد کشف شود تا برنامه‌های توسعه فردی تنظیم شود و آن‌ها را به سمت رشد و شکوفایی سوق دهد. برنامه‌های آموزشی، کارراهه‌های شغلی و بازخوردهای توسعه‌ای از نتایج کانون‌های توسعه‌ای محسوب می‌شود.
به‌طور‌کلی کانون ارزیابی و توسعه زمانی به کار شما می‌آید که:
- بخواهید مناسب‌ترین و شایسته‌ترین افراد را انتخاب کنید.
- استعدادیابی کنید و مسیر شغلی افراد را طراحی کنید.
- توانمندی مدیریتی افراد را ارزیابی کنید تا آن‌ها را به سمت‌های بالاتر ارتقا دهید.
- شایستگی‌های افراد را تعیین کنید و نیازهای افراد برای پرورش و توسعه را تشخیص دهید.
- جابه‌جایی افقی و عمودی را در سازمان طراحی کنید.
- سیستم جانشین‌پروری را پیاده‌سازی کنید.
چگونه زیرساخت‌های کانون ارزیابی و توسعه را آماده کنید؟
برای آنکه بتوانید الزامات و زیرساخت‌های سازمانی را فراهم کنید تا کانون ارزیابی و توسعه به رسمیت شناخته شود، بایستی آمادگی و بلوغ سازمانی بین کارکنان ایجاد شده باشد تا ضرورت و اهمیت کانون ارزیابی و توسعه به خوبی درک شود. الزام سازمان برای پیاده‌سازی نتایح حاصل از کانون ارزیابی و توسعه بایستی برای سازمان، مدیر منابع انسانی و تمامی کارکنان روشن و واضح بیان شود.
آنچه درباره سیستم جانشین‌پروری نمی‌دانید.
زمانی مدیران و کارکنان به پذیرش سازمانی می‌رسند و به فرآیند کانون ارزیابی و توسعه اعتماد می‌کنند که سیستم جانشین‌پروری مبتنی بر فرهنگ شایسته‌سالاری باشد. عادلانه بودن تدوین مدل شایستگی، ارزیابی و امتیازدهی به شایستگی‌ها از ضروریات اعتمادسازی است. شایسته‌سالاری است که زیرساخت لازم را ایجاد می‌کند تا کانون ارزیابی و توسعه، اثربخش باشد. هر اندازه ارزیابی بی‌طرفانه و بدون غرض‌ورزی باشد، مشارکت شرکت‌کنندگان افزایش خواهد یافت و سازمان و تمامی کارکنان از نتایج آن منتفع خواهند شد.
۵ رکن اصلی کانون‌های ارزیابی و توسعه را بشناسید.
مدل شایستگی
محور کانون ارزیابی و توسعه، مدل شایستگی است. مبتنی بر مدل شایستگی است که مشخص می‌شود متصدی هر شغل باید حائز چه ویژگی‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌ها باشد. سایر ارکان کانون ارزیابی بر محوریت مدل شایستگی عمل می‌کنند.
ابزارها و تمرین‌هایی که استفاده می‌شود بر اساس این مدل شایستگی طراحی می‌شوند و ارزیابان در تمام فرآیند ارزیابی به ارزیابی این شایستگی‌ها نظر دارند و کاندیداها با هدف توسعه‌ی همین شایستگی‌ها در کانون حضور پیدا می‌کنند.
ارزیابان
ارزیابان کسانی هستند که از درون یا بیرون سازمان انتخاب می‌شوند. ارزیابان بایستی به خوبی بر مدل شایستگی و مفاهیم شایستگی مسلط باشند و بتوانند با استفاده درست و ماهرانه از ابزارها و ثبت دقیق مشاهدات و ارزیابی‌های خود، قضاوتی صحیح از کاندیداها داشته باشند. ارزیابان، کسانی هستند که علاوه بر طی کردن آموزش‌های لازم، دارای تجربه هستند. برای آنکه بهتر با فعالیت ارزیابان آشنا شوید، پنج فعالیت کلیدی آن‌ها در ادامه آورده شده است:
- رفتار فرد را در آزمون‌ها، تعاملاتی که از پیش طراحی شده و آزمون‌ها، مشاهده می‌کنند.
- رفتارهای مشاهده شده را از طریق تکمیل فرم‌های استانداردی که در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد، ثبت می‌کنند.
- رفتارهای مشاهده شده را مبتنی بر مدل شایستگی در ابعاد رفتاری هر شایستگی طبقه‌بندی می‌کنند.
- شایستگی‌های کاندیداها را بر اساس شواهد رفتاری، رتبه‌بندی می‌کنند.
- و در نهایت با سایر ارزیابان بر روی رتبه‌بندی شایستگی‌های افراد توافق می‌کنند.
چرا در کانون ارزیابی و توسعه، چند ارزیاب حضور دارند؟
همانطورکه گفته شد، کانون ارزیابی و توسعه قرار است دیدی همه‌جانبه ارائه کند و لازمه دید همه‌جانبه، به دست آوردن زوایای دید متعدد به دور از نگرش تک بعدی است که امکان بروز خطا در آن به حداقل برسد.
کاندیداها
کاندیداهای کانون ارزیابی و توسعه از ارکان اصلی آن محسوب می‌شوند و تمامی ارکان کانون براساس شرایط و ویژگی‌های آن‌ها طرح‌ریزی شده است.
ابزارها و تمرین‌ها
برای شناخت شایستگی‌ها نیاز به ابزاری است که این کار را انجام دهد. ابزارهایی مانند مصاحبه، کارتابل، کار گروهی، بحث گروهی، آزمون‌های شخصیت، ایفای نقش و… از جمله ابزارهایی است که برای ارزیابی شایستگی‌های کاندیداها استفاده می‌شود. سؤال مهم این است که برای سنجش هر شایستگی باید از چند ابزار استفاده کرد تا نتایج آن قابل اطمینان باشد.
برای سنجش هر شایستگی از چند ابزار کانون ارزیابی و توسعه باید استفاده کرد؟
دو ابزار و در حالت ایده‌آل سه ابزار برای ارزیابی هر شایستگی لازم است تا بتوان شواهد کافی را جمع‌آوری کرد. ابزارهای شبیه‌سازی شده بایستی دارای معیارهایی باشد و با حساسیت طراحی شود تا مسئولیت‌ها و موقعیت‌ها خیلی مشابه یا خیلی متفاوت از موقعیت‌های شغلی نباشد.
برای سنجش هر شایستگی از چند ابزار کانون ارزیابی و توسعه باید استفاده کرد؟
دو ابزار و در حالت ایده‌آل سه ابزار برای ارزیابی هر شایستگی لازم است تا بتوان شواهد کافی را جمع‌آوری کرد. ابزارهای شبیه‌سازی شده بایستی دارای معیارهایی باشد و با حساسیت طراحی شود تا مسئولیت‌ها و موقعیت‌ها خیلی مشابه یا خیلی متفاوت از موقعیت‌های شغلی نباشد.
گزارش بازخورد
کانون ارزیابی و توسعه با استفاده از بازخورد است که به هدف اصلی‌اش دست می‌یابد. خروجی اصلی و نهایی کانون ارزیابی و توسعه، بازخوردی است که به توسعه فردی کاندیداهای حاضر در کانون منتهی می‌شود. سازمان‌ها از کانون ارزیابی و توسعه به عنوان معتبرترین روش برای شناخت شایستگی‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند رفتارهای عمومی، حرفه‌ای و عملکرد آتی فرد را پیش‌بینی کنند.
بهره‌وری و کارایی کانون ارزیابی و توسعه را افزایش دهید.
کانون ارزیابی و توسعه با ارائه گزارش بازخورد فردی و سازمانی پایان نمی‌یابد. ماهیت کانون ارزیابی و توسعه به گونه‌ای است که باید با سایر فرآیندهای سازمانی گره بخورد تا بهره‌وری و کارایی آن افزایش یابد. تدوین برنامه توسعه فردی، تغییر رفتار، ارتقا عملکرد و یادگیری، مشارکت جمعی می‌طلبد و نیازمند حمایت مدیران ارشد است. این مهم محقق نمی‌شود مگر آنکه فرهنگ یادگیری سازمانی در سازمان و بین اعضای آن ساری و جاری باشد.
سازمانتان را برای پیاده‌سازی کانون ارزیابی و توسعه آماده کنید.
زمان آن است که در ردیف سازمان‌های پیشرو قرار گیرید و با ایجاد و نهادینه کردن فرهنگ یادگیری سازمانی، سرمایه‌های انسانی را جذب و حفظ کنید. برای انجام این کار باید چند گام را طی کنید:
- شایستگی‌های مورد نیاز سازمان را براساس چشم‌انداز، ماموریت و استراتژی سازمان تعیین و مدل شایستگی را با بهره‌گیری از متخصصان منابع انسانی طراحی کنید.
- شایستگی‌ها را به مصادیق رفتاری تبدیل کنید. یادتان باشد قابل سنجش و اندازه‌گیری بودن ورودی و خروجی کانون ارزیابی، موضوع دارای اهمیتی است و باید به آن توجه کنید. شاخص‌های رفتاری را تعیین کنید که می‌دانید قابل یادگیری و توسعه است.
- با دعوت از متخصصان، ابزارها، فعالیت‌ها و تمرین‌ها را طراحی کنید. ابزارها و تمرین‌ها قرار است شایستگی‌ها را بر مبنای مدل شایستگی بسنجد بنابراین باید با ظرافت و دقت طراحی یا تعیین شود.
- ارزیابان حرفه‌ای را انتخاب کنید. تجربه، شنونده فعال بودن، دقت و توجه به جزئیات، توانایی ارتباط اثربخش، تسلط کلامی، تسلط بر فنون مذاکره و توانمندی در مهارت تجزیه‌و‌تحلیل، برخی از ویژگی‌های یک ارزیاب حرفه‌ای محسوب می‌شود.
- معیارهای ورود به کانون ارزیابی را مشخص کنید. اقتضائات شغلی و اهداف اجرای کانون، تعیین‌کننده ورودی‌های کانون است.
- جلسه توجیهی برگزار کنید تا کاندیداها را از فرآیند اجرای کانون، اهداف و مدل شایستگی مطلع کنید.
- کانون را گام‌به‌گام براساس ترتیب فعالیت‌ها، تمرین‌ها، بازی‌ها و ارزیابی‌ها انجام دهید.
- جلسه جمع‌بندی برگزار کنید و رفتارهای مشاهده شده را تحلیل کنید. این جلسه تا حدی زیادی به رفع ابهامات و ایجاد توافق جمعی برای شایستگی‌های کاندیداها، کمک می‌کند.
- برنامه‌های توسعه فردی را با رویکرد استعدادیابی، ارتقا شغلی، جانشنین‌پروری و… تدوین و پیاده‌سازی کنید.
در تمامی گام‌های گفته شده نیاز به حضور متخصصان با تجربه دارید تا چراغ راه سازمان شما باشند. سازمان مدیریت صنعتی با بهره‌گیری از متخصصان حوزه منابع انسانی و تجربه سال‌ها مشاوره در حوزه صنعت و خدمات در طراحی و استقرار کانون ارزیابی و توسعه کنار شما خواهد بود تا در عرصه رقابت سرمایه انسانی، بتوانید چراغ کسب‌وکارتان را با بازوی نیروی انسانی توانمند، روشن نگه دارید.
