مبانی مدیریت مالی – عملیاتی برای مدیران فروش

نوشته اد کادری، رهبر فروش و نویسنده کتاب «راهنمای مدیران فروشی که خوش فکرند»

ترجمه : شیوا ناطقی  سازمان مدیریت صنعتی اصفهان

همه ما به خوبی از تغییراتی که در دنیای فروش رخ داده است خبر داریم. رسانه های اجتماعی باعث دگرگونی فرآیند کاوش شده اند. حالا دیگر خریداران می توانند قبل از اینکه برای اولین بار به فروشنده مراجعه کنند، به طور کامل در مورد چیزی که می خواهند بخرند تحقیق کنند.
در عوض امور مالی کسب و کارهایی با اندازه کوچک تا متوسط تقریبا تغییری نکرده است. وقتی از مدیران فروش با تجربه سوال کنید احتمالا همه آنها اتفاق نظر دارند که تعداد زیادی از فروشندگان واقعا نمی دانند که امور مالی عملیات فروش در شرکت خودشان و نیز سازمان های مشتریشان چه تاثیری دارد.

به چندین دلیل مختلف لازم است که مدیران فروش در مورد مبانی عملیات مالی در کسب و کار خود مطلع باشند. اول اینکه این مبانی به آنها کمک می کند که بهتر تصمیم گیری کنند. همچنین به آنها کمک می کند که بین راهکارهای فروش و ارائه محصول هماهنگی ایجاد کنند. با استفاده از این مبانی آنها می توانند تاثیر مبادلات را بر مشتری شان و نیز شرکتی که برای آن کار می کنند را درک کنند. به زبان بسیار ساده، این مبانی به آنها کمک می کند در بیشتر معاملات برگ برنده را در دست داشته باشند.
به طور اصولی مدیران و صاحبان کسب و کار بر چهار عامل مالی اصلی تمرکز دارند: این عوامل به قدری اهمیت دارند که اغلب به صورت هفتگی و در برخی موارد روزانه مورد بازنگری قرار می گیرند.
اگر شما به عنوان یک مدیر بتوانید به تیم خود بیاموزید که در طول چرخه فروش، چگونه بر یک یا چند مورد از این عوامل تاثیر مثبت داشته باشند. این چهار عامل فروش عبارتند از:

۱) گردش نقدینگی
2) صورتحساب ها (فاکتورها)
3) حساب های دریافتنی و پرداختنی
4) سفارشات رزرو شده

اگرچه برای اطمینان از حصول نتایج مثبت باید همه این عوامل مدیریت شده و توازن بین آنها برقرار شود ولی در این فهرست بر حسب اهمیت آورده شده اند. در بیشتر شرکت ها از گزارشات شاخص عملکرد کلیدی (KPI)  برای بازنگری و مدیریت این چهار بخش اصلی استفاده می شود. در ادامه جزئیاتی در مورد هر یک از این چهار رکن ارائه می شود:

جریان نقدینگی:

در مورد نقدینگی سه مورد اصلی وجود دارد که برای صاحبان کسب و کار و مدیران در اولویت قرار دارند. حقوق و دستمزد اولین چیزی است که از نظر آنها همیشه و همیشه و همیشه در اولویت قرار دارد. حقوق و دستمزد همیشه سر جای خود باقی است حتی اگر صاحبان کسب و کار تا موعد بعدی از پرداخت آن صرف نظر کنند. شرکتی که حقوق و دستمزد را پرداخت نمی کند در حکم یک شرکت مرده است. شما می توانید تصور کنید که چه اتفاقی می افتد اگر کارمندان چک حقوق و دستمزد خودرا دریافت نکنند و یا چک آنها برگشت بخورد.

مورد دوم  کانال های اعتباری شرکت است. این کانال ها ممکن است شامل هرچیزی از جمله کارت های اعتباری تا وامی  باشد که در بانک دارند. وقتی میزان نقدینگی محدود می شود، کسب و کارها برای ایفای تعهدات خود در صدد جذب وام بر می آیند. این مساله بارها برای کسب و کارهای کوچک و متوسط رخ داده است. بیشتر بانک ها و شرکت های دارنده کارت اعتباری نمی تانند تاخیر در پرداخت ها را تحمل کنند و به همین دلیل این مساله یکی از دغدغه های جدی است که همیشه ذهن مدیران و صاحبان کسب و کارها را به خود مشغول می کند. 

صورت حسابها (فاکتورها):

می توان اصل فاکتورها را از طریق پست یا ایمیل دریافت کرد و به این تزتیب وجه نقد حاصل از این فاکتورها به شرکت بازگردد. صورتحساب ها پیچیده تر از چیزی هستند که بیشتر مردم تصور می کنند. مدیران کسب و کارهای کوچک ومتوسط  باید فرآیندها و رویه های دقیقی را پشت سر بگذرانند تا مطمئن شوند که صورتحساب ها در زمان مقرر پرداخت شده و از دور چرخه مالی خارج شده اند. مدیران و مالکان اغلب با صورتحساب هایی برای کالاها و خدمات مواجه می شوند که فروخته شده اند ولی فاکتوری برای آنها صادر نشده است. تاثیرات این اتفاق بیشتر از آن چیزی است که بتوان فکرش را کرد. اگر موردی از قلم بیفتد یا دچار تاخیر شود، ممکن است مستقیما بر گردش نقدینگی تاثیر گذار باشد.
سایر مسائل مهم مرتبط با صورتحساب ها در برگیرنده زمان چرخه ها هستند از جمله خدمات یا محصولات مختلفی که فقط در دوره های خاصی برای آنها فاکتور صادر می شود.
مثلا قرارداد ها یا خدماتی که ممکن است به صورت هفتگی، ماهیانه، سه ماه یکبار، شش ماه یکبار یا سالیانه فاکتور شوند. اگر این فرآیندها به درستی پیگیری یا گزارش نشوند ممکن است برخی موارد از قلم بیفتند.
بیشتر صاحبان یا مدیران کسب و کارها صورت حساب های خود را به صورت هفتگی بررسی می کنند و از انواع گزارشات برای پیگیری آنها استفاده می کنند. آنها موارد مختلفی را مورد بررسی قرار داده و سعی می کنند آن ها را حل کنند.
صدور صورتحساب برای این موارد کار سختی است و باید به درستی انجام شود. مبادلاتی که به صورت نقدی انجام می شود شرایط مختلفی دارند و گاهی پیگیری آنها کار آسانی نیست. معاملات نقدی را می توان به شیوه های مختلف فاکتور کرد از جمله «پرداخت تا سی روز بعد با شرایط نقد» ، «۵۰ درصد پیش پرداخت و دریافت مابقی مبلغ هنگام تحویل».
اگر صاحب یک کسب و کار برنامه ریزی دقیقی نداشته باشد، نتواند انتظارات مشتری را پیش بینی کرده و برآورده کند، در نتیجه صورتحسابها ممکن است به تاخیر افتاده، باطل شده و یا حتی مشتری از پذیرفتن آنها امتناع کند.

حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی:

حساب های دریافتنی صرفا به گردآوری آن دسته از وجوهی گفته می شود که شرکت از قبل آنها را طلبکار است. گرچه حساب های دریافتنی ممکن است عملا مشکل آفرین باشند و مستلزم پیگیری و کنترل های مکرر هستند. مدیران کسب و کارهای کوچک و متوسط ممکن است با دهها و یا حتی صدها فاکتور قابل توجه در دست داشته باشند که وجوه آنها باید گردآوری شود. بیشتر کسب و کارها حساب های دریافتنی و پرداختنی را بر حسب شرایط صورتحساب خود پیگیری می کنند. به عبارت دیگر آیا حساب دریافتنی یا پرداختنی ۳۰ روز، ۶۰ روز و یا ۹۰ روز و یا … پس از صدور صورتحساب قابل وصول یا پرداخت است؟ مدیران و یا صاحیان کسب و کارها هنگامی که می خواهند وجوه صورتحساب های قابل توجه خود را گردآوری کنند با انواع موانع مواجه می شوند. مثلا اینکه مشتریان به آنها می گویند که «ما از طریق ایمیل برایتان ارسال کردیم» یا «ما فاکتور را دریافت نکردیم» یا خدمات شما کامل نبود. و این بهانه ها همچنان ادامه خواهد داشت. برخی از این اظهارات درست و برخی نادرست هستند.برای اینکه هر مورد پیگیری شود باید زمان و انرژی قابل توجهی صرف شود تا بتوان وجه آن را وصول کرد.
 حسابهای پرداختنی: این حسابها بر مبنای سود موجود ایجاد می شوند.درک این مساله بسیار مهم است زیرا معاملاتی که درآمد بالا و سود کمی دارند عملا کمک زیادی به شرکت نمی کنند. در بسیاری از کسب و کارها وقتی جریان نقدینگی و سود ماهیانه برای چند ماه متوالی افزایش می یابد، این هزینه ها پرداخت می شوند و به تبع زمانی که سودشان کاهش می یابد برای فروشندگانشان شروطی را تعیین می کنند که حتما فروش های خود را با سود تعیین شده انجام دهند.  

سفارشات رزرو شده:

این به معنای همان فروش است. اگر فروش نباشد، تحقق هر سه عامل قبلی (جریان نقدینگی، صورتحساب ها، حساب های دریافتنی و پرداختنی) تقریبا غیر ممکن می شود.
همین باعث می شود که از نظر یک مدیر فروش یا فروشنده  این دلیل اصلی پیش بینی های دقیقی است که بسیار مهم هستند. مدیران ارشد برای اینکه بتوانند برنامه فروش دقیقی داشته باشند باید بتوانند برای گردش نقدینگی خود برنامه ریزی کنند.  
اگر به عنوان یک مدیر فروش، یک یا دو فرصت را در اختیار داشته باشید و نتوانید از یکی از آنها بهره ببرید، به احتمال زیاد این مساله تاثیر نامطلوبی بر گردش نقدینگی شرکت شما خواهد داشت.
در بیشتر موارد بهتر است به جای اینکه یک یا دو نماینده فروش یکی دو فرصت استثنایی ایجاد کنند، چندین نماینده فروش با تکرار موقعیت های متعدد درآمدی کم اما ثابت حاصل کنند. به عنوان مثال اگر تیم فروش شما معمولا امکان انجام ۷  یا ۸ معامله با ارزش ۳۰ تا ۵۰ هزار دلار  را فراهم می کنند و شما یکی از این معاملات را از دست می دهید جریان نقدینگی شما همچنان با مشکلی مواجه نخواهد شد. گرچه اگر شما ماهیانه فرصت انجام ۲ معامله به ارزش ۲۰۰ هزار دلار را در اختیار داشته باشید، و یکی از آنها منعقد نشود در نتیجه این مساله می تواند شرکت شما را با کمبود نقدینگی قابل توجهی مواجه کند. این ممکن است مانع از پرداخت پول به فروشندگان شده و در نتیجه پرداخت حقوق و دستمزد  به مخاطره بیفتد.
عملیات مالی شرکت در واقع یک موجود زنده است. مثل حیوانی که زنده است و نفس می کشد. مرتبا در حرکت است و می توان آن را کنترل کرد. صاحبان کسب و کار برای بررسی و نیز واکنش مناسب نسبت به هر چهار مورد گفته شده، باید رویه تکرارشونده ای را درپیش بگیرند. اینکه صاحب یک کسب و کار چطور امور مالی اش را مدیریت می کند در موفقیت وی در راه اندازی و اداره شرکت تفاوت چشمگیری ایجاد می کند.

این موفقیت مستلزم این است که ضرورت و حساسیت در هر چهار زمینه احساس شده و تیم مدیریت و نیز تیم فروش این ضرورت را درک کنند. آنها باید بدانند که از آنها چه انتظاری می رود و دلیل آن چیست.

زمان: همه مواردی که پیش از این در مورد آنها گفته شد، تابعی از زمان هستند. اگر اعضای تیم شما ضرورت و حساسیت را درک نکنند، این مساله می تواند خود را در نتایج هر چهار مورد نشان دهد.
شما به عنوان یک مدیر فروش برای اینکه نتایج بهتری دریافت کنید باید این موارد را در نظر بگیرید:

1. از تیم خود بخواهید که هر چهار مورد را کاملا درک کنند.
2. تیم خود را توجیه کنید که چرا و چطور برای شرکتتان بهتر است که پیش بینی فروش دقیق و نتایج فروش پایدارتری داشته باشد.
3. کاری کنید که تیمتان درک کنند که چرا سودآوری از کسب درآمد (فقط دستیابی  به اهداف ریالی فروش) مهم تر است.
4. تیمتان را متقاعد کنید که کار واقعی  آنها کسب پول برای شرکت و البته خودشان است نه فروش. در نهایت اینکه آنها فکر می کنند حقوق و دستمزدشان از کجا می آید؟

برای افزایش دانش و مهارت خود در حوزه امور مالی مرتبط با فروش می توانید در دوره جامع حسابداری فروش شرکت کنید.