چطور می توانید در حالی که همیشه درگیر شرکت در جلسات هستید، به انجام همه کارهای نوشته شده در چک لیستتان برسید؟
نوشته الیزابت گریس ساندرز ترجمه: شیوا ناطقی سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
مجله بررسی های بازرگانی هاروارد ۱۵ مارس ۲۰۱۹ Harvard Business Review
هر روز صبح موقع نوشتن چک لیست کارهای خودتان با تاکید می نویسید “روی سخنرانی ام و آماده سازی آن برای ارائه کار کنم”. حتی ممکن است برای تاکید بیشتر زیر آن را یکی دو خط هم بکشید. ولی وقتی روز تمام می شود می بینید که همه رشته هایتان پنبه شده و طبق معمول بیشتر وقتتان را در جلسه گذرانده اید و در زمان کوتاهی که بین آنها وقفه افتاده هم نتوانسته اید کاری برای پیشرفت در گزارشتان انجام دهید.
بنابراین راهی نمی ماند به جز اینکه منتظر بمانید تا زمان مناسب برسد و بتوانید با یک حرکت کار کل پروژه را تمام کنید. ولی جلسه ها این اجازه را به شما نمی دهند و کار روی سخنرانیتان همچنان در لیست کارهایتان تلنبار می شود به طوری که آن قدر روی ذهنتان سنگینی می کند که دیگر نمی توانید از آن فرار کنید.
در حالی که کارهای مختلف روی سرتان ریخته اند شبانه روز در تلاش هستید که این کار را انجام دهید. با اینکه ضرب الاجل های مشخص شده را رعایت می کنید ولی باز هم برای انجام آن به زحمت می افتید و همین ها باعث می شود دفعه بعد که قرار است کار مهم دیگری را تمام کنید چشمتان بترسد و نگران باشید.
این مساله که بدانید مهمترین اولویت های شما کدامند ولی نمی توانید به خاطر برگزاری جلساتتان به آنها برسید، چرخه ای است که ممکن است بسیار برایتان مأیوس کننده باشد. اما من به عنوان یک مربی در زمینه مدیریت زمان بارها شاهد بوده ام که اگر این روش به عنوان الگویی برای تمام دوران زندگیتان انتخاب شود می توانید رویکردی پایدارتر و البته کم استرس تر نسبت به پروژه های کاری در خود ایجاد کنید. در اینجا به نکاتی اشاره می کنیم که به شما یاد می دهد چطور پروژه های کاری خود را انجام دهید حتی در شرایطی که لازم است آن کار را به خاطر حضور در جلسات متوقف کرده و دوباره از سر بگیرید.
قبل از هرچیزی میخواهم باور اینکه “زمان کامل برای پیشبرد پروژه ها وجود داشته باشد” را به چالش بکشم.شاید یک روز یا حتی نیم روز بدون جلسه برای شما بسیار ایده آل باشد، اما ممکن است این فرصت هیچ وقت پیش نیاید.انتظار برای اینکه همه کائنات دست به دست هم بدهند تا کاری انجام دهید، شما را از آغاز کارهای جدیدتری که توان انجام آنها را دارید، عقب می اندازد.
رویکرد بهتر این است که آن کار را بپذیرید در حالی که به این واقعیت ایمان دارید که جلسات هم سرجای خود برگزار می شوند. سپس برای اینکه بتوانید درک کنید که چطور می توان روی پروژه های بزرگ در وقفه های کوچک بین جلسات کار کرد، کارهایی با حجم بزرگتر را به قسمت های کوچک تر تقسیم بندی کنید. مثلا وقتی بین برگزاری دو جلسه ۳۰ دقیقه زمان دارید، می توانید از چک لیست خود به عنوان راهنمایی برای پیشبرد گام به گام کارتان استفاده کنید. به طور نمونه برای آماده شدن برای یک سخنرانی می توانید موارد زیر را فهرست بندی کنید:
- سرچ و جستجو در مورد نکات کلیدی که رئیس شما تمایل دارد آنها را پوشش دهید.
- بررسی یادداشت های آخرین جلسه
- صحبت با مدیر پروژه ساختمان
- فکر کردن در مورد چارچوب سخنرانی
- نوشتن متن سخنرانی
- جای گذاری نمودارها در آن
- بررسی مجدد نقل قول ها
- ویرایش برای اطمینان از سلیس بودن متن و رفع غلط های املایی
- ارسال برای رئیستان برای گرفتن تاییدیه
- برنامه ریزی جلسه ای داخلی قبل از تشکیل جلسه هیات مدیره برای بررسی متن اصلی
- ویرایش متن
- نوشتن دستور جلسه
- تقسیم بندی و زمان بندی متن و دستور جلسه روز قبل از سخنرانی
حتی اگر بتوانید همزمان یکی دو مورد از این فهرست را انجام دهید، بازهم توانسته اید پیشرفتی در کار خود ایجاد کنید و بعد از مدتها فاصله گرفتن از کار روی سخنرانیتان، دوباره به کار خود ادامه داده و می فهمید که کدام قسمت ها انجام شده و در مرحله بعدی باید چه کار کرد.
استراتژی دیگری که می توانید آن را به کار بگیرید این است که زمان پروژه را به عنوان یک رویداد تکرار شونده در نظر بگیرید و فواصل زمانی را در برنامه خود برای خود نگه دارید. به عنوان مثال بعضی از کسانی که برای راهنمایی به من مراجعه می کنند، یکی دو ساعت از وقت صبحگاهی خود را برای کارهایی محدود می کنند که نیاز به تمرکز دارند. بعضی دیگر، هر هفته دو وقفه دو ساعته را با عنوان مشغول برای خودشان مشخص کرده و کاری را به آن زمان اختصاص نمی دهند.
مشخص کردن زمان پروژه برای اینکه هر روز حداقل یک ساعت وقت داشته باشید تا کارهایتان را انجام دهید به شما امکان می دهد که بتوانید شاهد پیشرفت روز به روز و یا هفته به هفته و یا شاید هم بیشتر خود باشید.شاید افرادی سعی کنند در آن محدوده های زمانی هم برای برگزاری جلسات برنامه ریزی کنند ولی این شما هستید که باید بتوانید محدوده ها را رعایت کنید.
رعایت زمان بندی ها برای انجام پروژه ها باعث می شود تا بتوانید بین جلسات برای خودتان زمان بخرید. اما برای اینکه واقعا بتوانید پروژه خود را تکمیل کنید باید از قبل برنامه ریزی کرده باشید که در این زمان های به دست آمده چه کار کنید. اگر این کار را انجام ندهید، بدون هیچ مقاومتی تسلیم انجام اولین کاری خواهید شد که در لحظه از ذهنتان می گذرد- مثلا جواب دادن به ایمیل ها.
یک راه دیگر برای کنترل وقفه های زمانی پروژه تعیین اولویت ها بر مبنای هفتگی است. شما خودتان هم به تنهایی می توانید این کار را انجام دهید، هرچند در برخی محیط های کاری عاقلانه تر است که که این برنامه ریزی به صورت تیمی باشد. به محض اینکه اولویت های خود را مشخص کردید، آنها را در وقفه های زمانی آزادی که در برنامه خود وجود دارد قرار دهید. این به شما تصویری واقعی در مورد آنچه واقعا مناسب است را پیش روی شما قرار داده و به شما نشان می دهد که باید چه کاری انجام دهید تا از تکرار یک هفته کم پیشرفت و یا بدون پیشرفت جلوگیری نمایید. سپس وقتی به سراغ انجام کار پروژه رفتید، نگاهی به چک لیست کارهای کوچکتر خود بیندازید. اول آنها را انجام دهید و سپس از پنج یا ده دقیقه زمانی که تا شروع جلسه بعدی باقیمانده برای چک کردن ایمیل هایتان استفاده کنید.
همینطور بهتر است از ذخیره شدن اطلاعات در مورد کارهایی که انجام داده اید مطمئن شوید و دقیقا یادداشت کنید که کارتان را در چه نقطه ای متوقف کرده اید و مرحله بعدی کدام است. شما می توانید هر نوع به روز رسانی در فهرست کارهای خود بنویسیدمثلا گذاشتن ایمیل صوتی برای مدیر پروژه ساختمانی و پیگیری آن در صورتی که تا روز جمعه شنیده نشده باشد. و البته وقتی کارها را با موفقیت تمام کردید آنها را حذف کرده یا از لیست خارج کنید.
شاید مدتهاست که آرزوی یک روز بدون جلسه به دلتان مانده باشد ولی جلسات پیاپی هم نمی تواند باعث شود نتوانید روی پروژه خود کار کنید. همین حالا این استراتژی ها را به کار بگیرید تابتوانید پیشرفت در کار را تجربه کنید.
