چطور جلوی خروج اعضای تیم‌تان را بگیرید؟
روشی استاندارد که می‌توانید هنگام خروج یکی از اعضای تیم‌تان در نظر داشته باشید، استفاده از «مصاحبه خروج» برای کشف دلیل استعفای کارمند مورد نظر و به تبع آن چاره‌اندیشی برای برطرف‌کردن آن است. اما محدود‌کردن این مصاحبه به دلایل ترک سازمان توسط افراد ممکن است هزینه‌های خاص خود را داشته باشد: مثل نادیده‌گرفتن کارکنان وفادار و متعهد که قصد دارند در سازمان باقی بمانند.
بنابراین با تاکید متخصصان و مشاوران منابع انسانی، مدیران باید از «مصاحبه نگهداشت» نیز بهره ببرند و به همان اندازه که بر دلایل خروج تاکید دارند، بر روی دلایلی وقت صرف کنند که کارکنان برای تمایل به ماندن در تیم بیان می‌کنند. هنگامی‌که دلیل وابستگی افراد به محل کار فعلی‌شان، بررسی شود، اطلاعاتی مهم برای تصمیم‌گیری‌های سنجیده و پیشگیرانه‌تر به دست می‌آید. این بحث و گفتگوها شامل پرسیدن سؤالات کلیدی از کارکنان وفادار است که هدف آن، رسیدگی به مسائل رایج درباره ماندگاری نیروی انسانی در محل کار است.
سؤالاتی که در این مصاحبه پرسیده می‌شود، عبارت‌اند از:
- چارچوب ذهنی شما امروز چگونه است؟
- در محل کار با چه کسی ارتباط بیشتری برقرار کرده‌ای؟
- چه موانعی در سر راه شما وجود دارد که می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم؟
- یاد‌گرفتن چه چیز جدیدی شما را هیجان‌زده می‌کند که قصد دارید به آن بپردازید و به رشد شما در محل کار کمک می‌کند؟
«مصاحبه نگهداشت» به درک انگیزه کارکنان، کمک زیادی می‌کند. این مصاحبه‌ها نه تنها اطلاعات ارزشمندی را از طرز فکر اعضای تیم ارائه می‌دهند، بلکه در تعامل مجدد با کارکنان و جلوگیری از خروج استعدادها از سازمان موثر است. «مصاحبه نگهداشت» می‌تواند در جلسات انفرادی با کارکنان انجام شود. چنانچه سازمان قصد ندارد جلسات منظم انفرادی به این کار اختصاص دهد، می‌تواند این جلسات را به صورت ماهانه در سازمان پیاده‌سازی کند. در ادامه هر یک از سوالات چهارگانه «مصاحبه نگهداشت» به تفکیک بررسی شده است.
چارچوب ذهنی شما امروز چگونه است؟
در بحث و گفت‌وگوهای خود از ابزار تشویق استفاده کنید تا کارکنان احساسات فردی خود را ابراز کنند. بدون در‌نظر‌گرفتن مباحثی که رد و بدل شده، به هیچ وجه سعی نکنید در لحظه مشکلی را حل کنید یا تجربیات فرد مصاحبه‌شونده را نادیده بگیرید. اگر کسی می گوید: «احساس می‌کنم بی‌انگیزه شده‌ام»، اینگونه جوابش را بدهید: «از اینکه صادقانه احساساتت را به اشتراک گذاشتی، متشکرم» و درخواست کنید اطلاعات بیشتری در اختیارتان قرار دهد. برای اینکه تجربه آن‌ها را عادی جلوه دهید، به این نکته اشاره کنید که شما هم تجربه روزهایی را داشتید که در آن پرانرژی و امیدوار بودید و روزهایی، دچار مشکل بودید.
حسن نیت شما در مواجهه با رنجی که طرف مقابل تجربه کرده است به عنوان آب بر روی آتش عمل می‌کند. برخی مواقع، مدیران به گونه‌ای عمل می‌کنند که این حس به کارکنان القا می‌شود که نباید احساس شخصی و واقعی‌شان را بیان کنند. اگر کارکنان اجازه انجام چنین کاری را نداشته باشند، احساس ناامیدی و نادیده گرفته‌شدن در آن‌ها به وجود خواهد آمد و ممکن است به دنبال یک شغل جایگزین باشند.
در محل کار با چه کسی ارتباط بیشتری برقرار کرده‌ای؟
وجود فضای دوستانه در محیط کار باعث تقویت پیوندی می‌شود که افراد از آن لذت می‌برند. برگزاری جلسات بیش‌از‌حد فقط برای اینکه یک کار انجام شود و عدم ارتباط کافی خارج از محدوده کاری، انرژی افراد را تخلیه می‌کند. گالوپ در تحقیقات خود درباره مشارکت کارکنان، به یک ارتباط قوی بین داشتن یک دوست خوب در محل کار و عملکرد کارکنان دست یافته است.
می‌توانید در «مصاحبه نگهداشت» این سوال را مطرح کنید: «در محل کار با چه کسی ارتباط بیشتری برقرار کرده‌ای؟». پس از در‌نظر‌گرفتن پاسخی که از سمت آن‌ها ارائه می‌شود، به این موضوع فکر کنید که چه کاری از دستتان برمی‌آید تا به آن‌ها کمک کنید این ارتباط را عمیق‌تر کنند؛ برای مثال محول‌کردن یک پروژه مشترک به آن‌ها یا یافتن راه‌هایی برای اینکه به صورت غیرمنتظره در یک گروه مشترک قرار گیرند.
شاید افرادی از بخش‌ها یا واحدهای مختلف سازمانی بتوانند بر روی یک رویداد مشترک، فعالیت داشته باشند، کافی است مدیر ابتکار عمل خود را به کار گیرد تا این افراد در کنار یکدیگر حتی به شیوه غیرحضوری کار کنند.
آنچه موجب تعلق کارکنان به همکارانش می‌شود، آن‌ها را به محل کار و شغلشان هم متصل می‌کند. یافتن راه‌هایی برای ارتباط منظم و ایجاد روابط اجتماعی در محل کار، عمر مفید کارکنان را در سازمان افزایش می‌دهد.
چه موانعی در سر راه شما وجود دارد که می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم؟
تحقیقات نشان می‌دهد بزرگ‌ترین اقدام انگیزشی که مدیران می‌توانند انجام دهند، حذف موانعی است که کارکنان را از دستیابی به اهدافشان باز می‌دارد. بااین‌وجود، ما اغلب آن‌ها را ستایش می‌کنیم یا به آن‌ها پاداش می‌دهیم، برای مثال هدیه‌دادن بُن خرید کالا. مدیر یک سازمان یا شرکت فکر می‌کند این راه‌حل‌ها باعث خواهد شد تا کارکنان احساس بهتری نسبت به شغلشان داشته باشند؛ اما آیا واقعا تاثیری بر روی کارکنان و عملکرد آن‌ها نیز خواهد داشت؟
در طول «مصاحبه نگهداشت» این سوال را بپرسید: «چه موانعی در سر راه شما وجود دارد که می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم؟». سپس درباره اقداماتی صحبت کنید که انجام خواهید داد و یا این موضوع را در میان بگذارید که: «چگونه می‌توانیم بیشترین کمک را کرده باشیم؟».
یاد‌گرفتن چه چیز جدیدی شما را هیجان‌زده می‌کند و به رشد شما در محل کار کمک می‌کند؟
به جای صحبت درباره کارهایی که کارمند شما می‌تواند برای شرکت انجام دهد، از او بپرسید: «چه کاری ممکن است دوست داشته باشد برای خود انجام دهد؟». این سوال نشان می‌دهد که شما برای کارهایی که برای شرکت یا خودتان انجام شده است، اهمیت قائل هستید و اینکه چه کاری می‌توانید برای رشد کارمند خود انجام دهید و به او کمک کنید تا به رویاها و آرزوهایش برسد. به علاوه، وفاداری کارکنان را افزایش خواهید داد.
همه ما خواهان ثبات و اطمینان کاری هستیم که در آن احساس دیده‌شدن و شنیده‌شدن داشته باشیم. همچنین ببینیم که با دیگران در ارتباط هستیم و یک تیم را تشکیل می‌دهیم و عملکردی اثربخش داریم.
نتیجه‌گیری
کارکنان و اعضای تیم، یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر کسب‌وکاری محسوب می‌شوند که متخصصان منابع انسانی، تاکید ویژه‌ای برای جذب و نگهداشت آن‌ها داشته‌اند. اگر شرایطی پیش آید و یکی از کارکنان شما قصد ترک سازمان یا شرکتتان را داشته باشند، «مصاحبه خروج» به عنوان ابزاری استفاده می‌شود که می‌تواند شما را از آنچه در سازمانتان می‌گذرد با خبر کند تا بتوانید در نگهداشت سایر سرمایه های انسانی خود تلاش کنید. اما پیش از آنکه حرف ترک سازمان به میان بیاید، ابزار «مصاحبه نگهداشت» می‌تواند کمک بسیار بزرگی کند تا پیش از آنکه دیر شود به راهکارها بیاندیشید.
ممکن است اولین تلاش شما برای مصاحبه نگهداشت و ارائه این مزایا به کارکنان اغلب با شکست مواجه شود و به جای اطمینان‌دادن به کارکنان، آن‌ها را تحت فشار قرار دهد، اما در بلندمدت با صرف وقت و پیاده‌سازی «مصاحبه نگهداشت»، مهارت‌های خود را به عنوان یک مدیر افزایش می‌دهید و همچنین تمایل کارکنان برای ادامه همکاری را تقویت می‌کنید.
