۶ ویژگی مهم برای انتخاب دستیار مدیر (مسئول دفتر حرفه ای)
نوشته ی نورم اسپیتزیگ منبع: رلایبل پلنت سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
شرکتهای بزرگ را جمعیتی از کارمندان بسیار عالی پر کرده اند و اگر چه وجود مدیرکل نخبه، شرط لازم برای موفقیت درازمدت و راستین شرکتها یا بخشهای عملیاتی است، اما شرط کافی به شمار نمی آید. کسب و کارهایی که در گذر زمان به موفقیت رسیده و شکوفا میشوند، مدیرکلی دارند که از بینش، خرد و شجاعت لازم برای شناسایی، جذب، استخدام و تربیت دستیاران بسیار عالی بهره مند است.
مارک در مقام مدیرکل خبره و محترم، فردی است که کمابیش کارهای بسیار عالی برای شرکتش انجام میدهد. او نیز مانند بسیاری از افراد، مدت‌زمان بسیار زیادی را صرف انجام وظایفی می کند که باید توسط دستیاران انجام شوند. البته مارک ادعا می کند به قدری مشغله دارد که «وقتی برای استخدام و آموزش دستیار پیدا نمیکند» و نیز «ترجیح می دهد کارها به دست خودش انجام شوند». باید گفت که چنین ادعاهایی در میان همتایان مارک رایج هستند و این در حالی است که با استخدام و تربیت دستیاران مناسب، زمان بسیار بیشتری برای انجام کارهایی خواهد داشت که فردی در جایگاه او باید انجام دهد (مانند تفکر راهبردی، تهیهی طرح های تجاری چندساله و غیره). کسب و کار مارک در این صورت میتواند به شکل کارآمدتر و با بهره وری بیشتری به کارش ادامه دهد؛ به علاوه، نسل بعدی رهبری ارشد نیز سنگ بنای محکمی خواهد داشت.
مدیران ارشد زیرک و دانا در استخدام دستیاران اصلی باید به دنبال چه ویژگی هایی باشند؟
۱- مهارتهای مکمل:
دستیاران خوب عموماً شبیه و همزاد مدیران ارشد خود نیستند، بلکه استعدادهای جدید و متفاوتی را به مجموعه ی مدیریت ارشد اضافه می کنند. به عنوان مثال مدیر ارشدی که دانش فناوری اندکی دارد، به صورت خاص از استخدام شخصی نفع میبرد که واقعاً میداند چه هنگام و چگونه باید از ابزارهای بسیار پیشرفته استفاده کرد، آن هم ابزارهایی که در دسترس هستند و برای نیازهای تجاری خاص آن شرکت کاربرد دارند.
۲- تجربه ی عملی:
در حالی که به هیچ عنوان نمیتوان از اهمیت تحصیلات رسمی و مرتبط با صنعت خاص چشم پوشی کرد، دستیاران خوب علاوه بر داشتن این تحصیلات و در راستای کسب آمادگی لازم برای داشتن عملکرد کارآمد، باید از تجربهی مرتبطی نیز بهره مند باشند. این تجربه ی عملی را میتوان (و باید) در جایگاههای متنوعی در داخل همان شرکت یا شرکتهای دیگری کسب کرد که در صنعت مشابهی فعالیت داشته باشند. به هر حال و برای شروع همیشه میتوان کار را از دبیرخانهی شرکت و کمک به حسابهای پرداختی آغاز کرد.
۳- وفاداری:
دستیاران خوب در هر حرفه ای باید نسبت به رئیس خود یا همان مدیرکل، کاملاً وفادار باشند و کمتر از این را هم نمیتوان پذیرفت. در این جا باید افزود که اگر چه سیاست های دفتری و اداری می توانند برای محتوای برنامه های طنز تلویزیونی مفید باشند، اما در خصوص دستیار مدیر به عملکرد بد او منجر میشوند. همچنین در این دیدگاه قدیمی که «اگر رئیس سرحال به نظر برسد، همگان سرحال به نظر میرسند»، حقیقت بزرگی وجود دارد. به علاوه دستیاران کارآمد، به تجربه و دانش رئیس خود اعتماد کاملی دارند و با این کارشان به مرور زمان احترام و تحسین رئیسشان را به دست می آورند.
۴- اخلاق کاری خوب:
دستیار مدیر موفق کسی است که مایل باشد و بتواند برای موفق شدن کسب و کار، هر قدر که لازم باشد وقت بگذارد. بنابراین افرادی که به ساعت کاری نه صبح تا پنج بعد از ظهر محدود هستند، برای چنین کاری مناسب نیستند. به گفته ی فیلمساز مشهور جان فرانکن هایمر که فیلمهای «کاندیدای منچوری» و «پرنده باز آلکاتراز» را ساخته است، «اهمیت دستیاران سختکوش به خودی خود به قدری زیاد است که نمیتوان بیش از آن درباره اش تأکید کرد.»
۵- عشق و اشتیاق به صنعتی که در آن فعالیت دارند:
دستیاران موفق افرادی هستند که حقیقتاً به کار خود و صنعتی که در آن فعالیت میکنند، عشق میورزند؛ به زبان ساده عشق به دستیاری در خون آنها جریان دارد. ارنی بانکس از بازیکنان پرآوازه ی گروه بیسبال حرفه ای شیکاگو با نام شیکاگو باکس، در طول دوران درخشان بازی در لیگ برتر مرتباً به این نکته اشاره میکرد که حتی اگر یک سنت هم به او داده نمیشد، باز هم با خوشحالی به بازی بیسبال ادامه میداد.
۶- تمایل به داشتن خلاقیت:
دستیار واقعی کسی است که مایل به پرورش افکاری فراتر از قواعد و محدودیت های موجود باشد. در عین حال بهتر است که چنین کسی به هیچ وجه به قواعد و محدودیتهای موجود فکر نکند. به عبارتی یکی از نقطه ضعف های رایج در میان دستیاران جدیدتر این است که گاهی اوقات، بیش از اندازه قانونمند و یا انعطاف ناپذیر می شوند. در هر حال «شعور مختص صنعت» (یا همان عقل سلیم به کار رفته در صنعت خاصی که فرد در آن فعالیت دارد)، با گذر زمان به سراغ اکثر دستیاران خواهد آمد، خصوصاً اگر این دستیاران در خدمت مدیرکل باتجربه، حمایتگر و با محبتی باشند. در هر حال و در هر کسب و کاری استخدام دستیاران مناسب تنها میتواند احتمال موفقیت درازمدت را افزایش دهد و بهتر است که دستیاران موفق، محل کار را لذتبخشتر کنند. در واقع اگر افراد عاشق کارشان باشند، بهره وری، رضایت مشتری و درآمدها همگی به صورت طبیعی افزایش پیدا میکنند. در نهایت، انتصاب، جذب، استخدام و تربیت دستیاران مناسب، همگی ارزش تلاش را دارند.
