باید ها و نبایدهای ارزیابی عملکرد

نویسنده : پریسا جعفری    سازمان مدیریت صنعتی اصفهان

ارزیابی عملکرد کارکنان به عنوان یکی از مهم ترین وظایف هر مدیر است. اگر شما به عنوان کارفرما، مدیر یا مدیر منابع انسانی بتوانید به این چند سؤال پاسخ دهید، پاسخ بسیاری از چالش‌های محیط کاری خود را یافته‌اید. سه سؤالی که شما باید از خود بپرسید این است که:

• آیا کارکنان ما همان کاری را انجام می‌دهند که برای آن‌ها هدف‌گذاری کرده‌ایم؟
• آیا کارکنان ما از منابع به درستی استفاده می‌کنند؟
• آیا کارکنان ما اقداماتی برای بهبود و سازمان انجام می دهند؟

شما تنها زمانی می‌توانید پاسخی برای این سؤالات بیابید که برای کارکنان خود هدف‌گذاری انجام داده باشید، استانداردها را تعریف کرده باشید، منابع لازم را در اختیار آن‌ها قرار داده باشید و اهمیت بهبود مستمر خودشان و سازمان را به آن‌ها یادآورده شده باشید و مکانیزم ارزیابی عملکرد  را طراحی کرده باشید.  در ادامه به برخی از بایدها و نبایدهای ارزیابی عملکرد بیان خواهد شد:

• سیستم ارزیابی عملکرد مؤثر

سه ویژگی به اثربخشی سیستم ارزیابی عملکرد کمک خواهد کرد که عبارت‌اند از:

1. عمل‌گرایی
2. مرتبط‌بودن
3. یکنواختی

عمل‌گرایی زمانی اهمیت می‌یابد که شما نخواهید ساختار پیچیده‌ای برای ارزیابی عملکرد خود در نظر بگیرید بدون آنکه به یک بند از آن عمل کنید. بدترین کاری که می‌توانید در حق سازمان و کارکنان خود انجام دهید این است که عمل‌گرایی را هنگام ارزیابی عملکرد فراموش کنید و فقط به نوشتن ساختار و دستورالعمل‌های عریض و طویل بسنده کنید. در این حالت، کارکنان شما سرخورده خواهند شد و هیچ چیز بدتر از نارضایتی کارکنانتان، کسب‌وکار شما را نابود نخواهد کرد.

برای آنکه اصل مرتبط بودن را رعایت کنید، استاندارها را دقیقاً مطابق با شرایط سازمان خود و مشاغل موجود در آن تدوین کنید تا از واقعیت فاصله نگیرید و موجب اتلاف منابع مالی و زمانی خود نشوید.

برای رعایت اصل یکنواختی، تمام کارکنان را بر اساس استانداردهایی یکنواخت ارزیابی کنید. بر اساس ساختار ارزیابی یکنواخت است که موفقیت و شکست، معنا پیدا می‌کند.

• بایدها (ویژگی‌های) سیستم ارزیابی عملکرد مؤثر عبارت است از:

1. بدون تعصب است: کارکنان نباید براساس غرض‌ورزی یا تعصبات مدیر یا سرپرست مورد ارزیابی قرار گیرند. ارزیابی عملکرد مؤثر، عینی و عادلانه است و در یک جو سازمانی امن انجام می‌شود.
2. مرتبط با استاندارهای شغلی است: در سیستم ارزیابی عملکرد مؤثر برای هر شغلی استاندارهای خاص همان شغل طراحی شده است و صرفاً بر مبنای آن‌ها ارزیابی انجام می‌پذیرد.
3. برای همه قابل قبول است: روش‌های ارزیابی و استاندارهای عملکرد به صورت سلیقه‌ای تعیین نخواهد شد و با مشارکت و همکاری تهیه می‌شود.
4. قابل اعتماد است: ارزیابی عملکرد مؤثر بر اساس روش‌های علمی انجام می‌شود و اعتبارسنجی و قابلیت اطمینان بالا در آن ضروری است زیرا سایر تصمیم‌گیری‌ها بر مبنای آن انجام خواهد شد.
5. بین کارمند کارآمد و کارمند ناکارآمد تمایز قائل است: ارزیابی عملکرد مؤثر صرفاً بر اساس رتبه‌بندی کارمندان نیست بلکه حساسیت کافی برای بررسی شواهد و واقعیت‌ها دارد.
6. عملی و بدون ابهام است: در سیستم ارزیابی عملکرد مؤثر، هیچ چیز از کارکنان پنهان نیست؛ بلکه آن‌ها از ایرادات، نقاط قوت و ضعف خود با خبر هستند.

اگر نکاتی که گفته شد در سیستم ارزیابی عملکرد رعایت شود، اثربخشی لازم را خواهد داشت؛ بنابراین مهم‌ترین موضوع، انتخاب سیستم ارزیابی عملکرد کارآمد است.

• سؤالاتی که هنگام استقرار سیستم ارزیابی عملکرد باید به آن پاسخ دهید:

1. چه چیزی را باید ارزیابی کنیم؟
2. چه کسی یا چه کسانی باید ارزیابی را انجام دهند؟
3. از چه روشی برای ارزیابی استفاده کنیم؟
4. نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد را چگونه بیان کنیم؟

در طراحی سیستم ارزیابی عملکرد، علاوه بر نتایج، رفتارهایی که منجر به نتایج می‌شوند اهمیت دارد. در این سیستم باید مشخص شود چه رفتار و نتایجی در هر موقعیت برای موفقیت‌های کارکنان مناسب است. اهمیت معیارهای مختلف موفقیت بر اساس وزنی که به آن‌ها داده می‌شود تعیین خواهد شد.

همچنین برخی از متخصصان توصیه می‌کنند ارزیابی متمرکز بر بهره‌وری و کیفیت باشد تا به صورت عینی قابل اندازه‌گیری و مقایسه باشد. هر اندازه از ارزیابی‌های مغرضانه جلوگیری شود، سیستم ارزیابی عملکرد، مؤثرتر عمل کرده است.

در پاسخ به این سؤال که ارزیابی توسط چه کسانی انجام شود باید گفت به‌طورمعمول سرپرست مستقیم هر یک از کارکنان می‌تواند این مسئولیت را به عهده گیرد. در برخی از روش‌های ارزیابی، سایر کارکنان مانند زیردستان، همکاران و دینفعان می‌توانند ارزیابی را انجام دهند.

پس از آنکه توانستید پاسخ مناسبی برای سؤالات این بخش پیدا کنید، وقت آن است سیستم ارزیابی عملکرد را پیاده‌سازی کنید. در بخش بعد به شما گفته خواهد شد برای این کار چه گام‌هایی را طی کنید.

برای افزایش دانش و مهارت خود در حوزه های ارزیابی عملکرد می توانید در دوره ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان مدیریت صنعتی اصفهان شرکت کنید.