۵ عامل کشنده زمان را بشناسید
عواملی که وقت شما را از بین می برند:
زمانی که می گویید وقتم تلف شد، لحظه ای درنگ کنید و عواملی که باعث آن شده است را بیابید. عواملی زیادی وجود دارند که علت برخی از آن ها می تواند شامل موارد زیر باشد:
۱- فرایندهای کاری به خوبی تعریف نشده اند.
یکی از دلایلی که زمان و انرژی زیادی را هدر می دهد عدم ایجاد و یا اصلاح به موقع فرایندهای کاری است. به طور مثال ممکن است در یک تیم کاری، وظایف هر بخش به خوبی و شفاف مشخص نشده باشد و این علاوه بر تداخل کاری، وقت مربوط به آن پروژه را صرف برطرف نمودن تعارضات و رفع فرافکنی ها کند. یا فرض کنید تعداد ارباب رجوعان شما برای پاسخ به یک سری سوالات پرتکرار زیاد باشد، این نشان می دهد که شما را در ارائه اطلاعات اولیه به خوبی عمل نکرده اید.
۲- عدم توانایی در برنامه ریزی و پایبندی به اهداف
نشانه دیگری از مدیریت ضعیف زمان است. اگر وظایف مختلفی برای انجام داشته باشید میتوانید با برنامه ریز ی موثر کارهایمان را اولویت بندی و یا بهم مرتبط کنید و در انجام آن ها به ترتیب برنامه پیش روید. پس اگر از قبل برنامه ریزی نداشته باشید احتمال اینکه برخی از آن ها را به تعویق بیندازید زیاد است و این به معنی کاهش کارآیی و بهره وری پایین است.
۳- اهداف واقع بینانه تعریف نشده اند.
یکی از مهم ترین ویژگی هایی که در تعیین اهداف باید به آن توجه داشت قابل دستیابی بودن آن است. داشتن نگاه کمال گرایانه و تدوین اهدافی غیر قابل اندازه گیری و غیر قابل دستیابی باعث هدر رفت زمان ما خواهد شد.
۴- کارها به خوبی اولویت بندی نشده اند.
اولویت بندی کارها به برنامه ریزی ما برای تخصیص زمان لازم برای فعالیت هایمان کمک می کند. کارهای مهمی که نباید به لحظه آخر موکول کرد و یا انجام کارهای وقت گیری که می توانیم از دیگران برای انجام شان کمک بخواهیم. در این مورد قدرت تشخیص و انتخاب و نیز مهارت تصمیم گیری ما بسیار مهم است.
۵- مشکلات به خوبی شناسایی نمی شوند.
وقتی که برای انجام فرایندهای کاری دچار اشکالاتی می شویم به طورت مقطعی و سطحی نسبت یه رفع آن ها اقدام می کنیم. در این بین آنچه نادیده گرفته شده است علت و ریشه اصلی این اشکال و یا مسئله می باشد. که خود به خود با تکرار آن وقت ما را هدر می دهد. در صورت به وجود آمدن مشکل، به فکر درمان لحظه ای نباشید و با یافتن ریشه مسائل و یافتن راه حل کاربردی، از تکرار آن و اتلاف وقت جلوگیری کنید.
