پنچ (۵) استراتژی برای انجام بیشترین حجم کار در کمترین زمان ممکن
نوشته الیزابت گریس ساندرز ترجمه: شیوا ناطقی سازمان مدیریت صنعتی اصفهان
شما با در پیش گرفتن روش کار فعلی تان توانسته اید نسبت به گذشته کارهای بیشتری را انجام دهید. کارهایتان را اولویت بندی کرده اید. برنامه ریزی کرده اید و اختیاراتی را به دیگران داده اید. شما سعی دارید که روی کارتان تمرکز کنید. گام بعدی این است که کارآمدی خود را افزایش دهید به طوری که بتوانید با صرف زمان کمتر بازهم یک کار را به خوبی انجام دهید.
اینکه دقیقا چه استراتژی می تواند بیشترین تاثیر را داشته باشد، بسته به فرد و موقعیت متفاوت است. ولی من به عنوان یک مربی مدیریت زمان که با افراد زیادی که می خواستند در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهند کار کرده ام، دریافته ام که به کار گیری حتی یکی از این پنج استراتژی می تواند هر هفته ساعت ها در وقت شما صرفه جویی کند.
۱- انتظارات واقعی را مشخص کنید
وقتی وظیفه قابل توجهی را به عهده می گیرید، با سایر ذی نفعان صحبت کنید تا متوجه شوید که دقیقا چه انتظاری از شما دارند.شاید آنها بخواهند کاری در سطح A+ انجام شود و یا در حد B+ دقیق و عالی باشد. شاید آنها به یک طرح جامع و همه چیز تمام نیاز داشته باشند و یا صرفا یک چارچوب اولیه کارشان را راه بیندازد.
یکی از مشتری های من که به او مدیریت زمان را آموزش می دادم و در بخش مالی کار می کند ، توانست این واقعیت را به درستی درک کند که در برخی موارد تمام کاری که لازم است انجام شود فقط این است که اطلاعات کافی برای گرفتن یا نگرفتن یک تصمیم ارائه شود و با این کار توانست به اندازه چند روز کاری در وقت خود صرفه جویی کند. همه موقعیت ها را نمی توان یک بررسی عمیق همه جانبه در نظر گرفت.
با روشن سازی اینکه دقیقا انجام چه کاری و در چه سطحی نیاز است، می توانید تصمیم بگیرید که باید چه کاری انجام دهید و از عهده وظایف خود برآیید و به این شکل ساعت ها از وقت خود را صرفه جویی کنید.
۲- استفاده مجدد از چیزهایی که از قبل داشته ایم
توانایی شما برای کاهش زمان صرف شده و بازیابی و به کارگیری مجدد هر چیزی در انجام کارها، بسته به سئولیت های خاصی که شما دارید متفاوت خواهد بود. ولی بهتر است در هر کجا که می توانید کپی کنید، الصاق (پیست) کنید و یا موارد قبلی را ویرایش کنید. این روش را می توان در مورد نامه های الکترونیک، سخنرانی ها، آموزش ها، طرحها و تقریبا هر فعالیت دیگری که طی آن با موارد مشابه سر و کار دارید به کار بگیرید.
ثابت شده که این استراتژی برای آن دسته از فراگیران من که به کار تدریس یا سخنرانی اشتغال دارند مفید ترین روش است. وقتی شما از لحاظ زمانی در مضیقه باشید، باید از به روز رسانی کامل هر چیز اجتناب کنید و صرفا یک بازنگری کرده و از چیزی که قبلا داشته اید استفاده کنید تا ساعتها از وقت خود را صرفه جویی کرده و بهترین محتوا را ارائه دهید. یهترین سخنرانها یک متن سخنرانی را بارها و بارها ارائه می دهند زیرا تمرین باعث می شود هر کاری بهتر و کامل تر انجام شود.
۳- برای خودتان قالب و چک لیست درست کنید
برای اینکه به روند کارهای روزانه تان سرعت بیشتری بدهید، قالب یا چک لیستی برای خودتان درست کنید یا یکی از نمونه هایی که قبلا درست شده را انتخاب کنید. به عنوان مثال، من یک قالب برای نامه های الکترونیک خود دارم که هر سال برای اینکه اطلاعات لازم برای مالیات سالیانه ام را برای حسابدارم ارسال کنم از آن استفاده می کنم. وهر ماه طبق یک چک لیست کارهای مالی ام را انجام می دهم.
شما ممکن است به قالبی برای انجام فعالیت هایی مثل گردآوری هفتگی گزارشات، سخنرانی ها، یا صورت جلسات نیاز داشته باشید. یا مثلا تشخیص دهید که برخی چک لیست ها برای برنامه ریزی های هفتگی، جلسات رو در رو یا سایر فعالیت های تکراری دارای اهمیت و ارزش است. هم چک لیست و هم قالب و کلیشه به شما امکان می دهد یکار را به بهترین شکل و در کوتاه ترین زمان انجام دهید زیرا لازم نیست هیچ وقتی را صرف به یاد آوردن کاری که باید انجام دهید و یا تصمیم گیری در مورد گام بعدی کنید.
شما می توانید این قالب ها و چک لیست ها را در یک سیستم پیچیده تر و تخصصی تر نگهداری کنید ولی من دریافته ام که اغلب گردآوری و ثبت همه آنها در یک فایل ورد کافی است.
۴- کارتان را به یک مکالمه تبدیل کنید
شما بسته به کاری که باید انجام دهید می توانید با بیان شفاهی آنچه انجام داده اید، عملا در وقت خود صرفه جویی کنید. مثلا ممکن است مدیرتان از شما بخواهد در مورد موضوع خاصی تحقیق کنید. ممکن است بتوانید برای کوتاه کردن زمان انجام این کار، به جای نوشتن یک مقاله رسمی، نت برداری کنید و سپس در یک جلسه رو در رو در مورد نتایجی که به دست آورده اید صحبت کنید.
این استراتژی می تواند در مواردی که نیاز به برقراری ارتباط به صورت انتزاعی تر هست مثلا طراحی هم اثربخش باشد. یکی از فراگیران من دریافت که اگر با یک معمار صحبت کند یا ایده هایش را ترسیم کند کارش سریعتر از زمانی پیش می رود که بخواهد نظراتش را بنویسد.
۵- برای کار خود چارچوب زمانی مشخص کنید
نهایتا استراتژی که هنوز هم برای انجام یک کار خوب در کمترین زمان جواب می دهد این است که قبل از هر چیزی تصمیم بگیریم می خواهیم چه اندازه زمان را صرف انجام یک کار مشخص یا بخشی از آن کنیم و سپس بچسبیم به انجام آن.به عنوان مثال اگر تمایل دارید روی مرحله تحقیق بیش از حد وقت بگذارید، ممکن است با خود بگویید که بعد از یکی دو ساعت کار را متوقف خواهید کرد. یا مثلا اگر در تلاش هستید یک پیش نویس اولیه را بنویسید شاید بهتر باشد از قبل تصمیم بگیرید که چقدر وقت صرف تایپ آن کنید.
مشخص کردن چارچوب زمانی تضمین نمی کند که حتما کار در زمان اختصاص داده شده تمام می شود. گرچه قطعا می تواند به متمرکز شدن روی آن کار کمک کند و تصمیم گیری قبلی روی صرف وقت به قانون پارکینسون کمک می کند ، یعنی کار به همان به درازا می کشد که به آن زمان اختصاص دهید پس طوری کار کنید که به نفعتان باشد.
همه ما محدودیت هایی در انجام کارها داریم به همین خاطر من نمیتوانم قول بدهم که با استفاده از استراتژی های بالا همه چیز خوب پیش می رود. ولی اگر این راهکارها را به کار بگیرید، شما می توانید در زمان کمتر کار بیشتری را انجام دهید.
